Checklist pour préparer un entraînement aux examens
Une préparation aux examens demande plus qu’une salle et un programme. Il faut confirmer la date, réserver les entraîneurs, gérer les inscriptions et préparer les supports de travail avant le jour J. Cette checklist regroupe 42 tâches et 41 éléments, du premier accord jusqu’à la pause-café. Suivez-la dans l’ordre pour éviter les oublis fréquents : besoins alimentaires non recueillis, matériel audiovisuel non testé ou feuilles imprimées trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date de l’entraînement
Réserver la salle
Réserver les entraîneurs
Élaborer le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Envoyer le briefing aux entraîneurs
Sélectionner le matériel d’entraînement
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
Animer la séance d’entraînement
3 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer la séance de questions-réponses
3 personnes
Encadrer la deuxième séance d’entraînement
3 personnes
Mettre le dîner en place
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Aborder les stratégies d’examen
2 personnes
Encadrer les questions d’entraînement individuelles
3 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Fermer la salle
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le matériel restant
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 35
- Tabouretsqté 4
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Minuterieqté 2
- Imprimante
Vaisselle
- Tassesqté 40
- Verres à boireqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 4
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Bacs à vaisselleqté 2
Fournitures de bureau
- Stylos à billeqté 50
- Crayonsqté 40
- Gommesqté 20
- Règlesqté 20
- Marqueursqté 20
- Marqueurs pour tableau blancqté 8
- Blocs-notesqté 40
- Blocs pour chevaletqté 2
- Badges nominatifsqté 40
- Classeurs A4qté 40
- Papier A4qté 2
- Ruban adhésifqté 3
- Ciseauxqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balayette et pelleqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Carafes d’eauqté 4
- Plateauxqté 4
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et la salle dès que le format est défini, puis réservez les entraîneurs avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
- Envoyez le programme et le briefing aux entraîneurs au plus tard 5 jours avant la séance. Précisez les horaires, le déroulement et le matériel attendu pour éviter les changements de dernière minute.
- Imprimez les feuilles de travail et préparez les badges 1 à 2 jours avant l’entraînement. Prévoyez quelques exemplaires supplémentaires, ainsi que des stylos, crayons, gommes et règles pour les participants qui arrivent sans fournitures.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture de la salle. Faites ce test avec le fichier de présentation réellement utilisé, pas avec un simple écran de démarrage.
- Installez le point café avant l’accueil et refroidissez les boissons suffisamment tôt. Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne et vérifiez que les tasses, verres, assiettes et couverts sont accessibles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un entraînement aux examens ?
- Prévoyez idéalement 2 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle et les entraîneurs, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de préparer les supports.
- Quand envoyer les invitations pour une préparation aux examens ?
- Envoyez-les environ 10 à 14 jours avant la séance. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant afin d’établir la liste des participants et de recueillir les besoins alimentaires.
- Que faut-il tester avant une préparation aux examens ?
- Testez au minimum l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran de projection, les rallonges et les multiprises 1 jour avant. Ouvrez aussi la présentation complète pour vérifier l’affichage et le son si nécessaire.
- Combien de boissons prévoir pour une préparation aux examens ?
- Pour le premier service, prévoyez 2 à 3 boissons par personne. Refroidissez-les avant l’accueil et ajoutez une marge si la séance comporte plusieurs pauses ou dure toute la journée.
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