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Prüfungsvorbereitung organisieren: Checkliste für den Trainingstag

Eine Prüfungsvorbereitung steht und fällt mit einem klaren Ablauf und gut vorbereiteten Unterlagen. Bestätige zuerst den Trainingstermin, reserviere den Raum und lege Trainer sowie Programm fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Teilnehmerliste. Am Veranstaltungstag selbst zählen funktionierende Technik, vorbereitete Arbeitsblätter, ausreichend Schreibmaterial und ein eingerichteter Kaffeebereich. Diese Checkliste hilft dir, die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Trainingsdatum bestätigen

  • Raum reservieren

  • Trainer festlegen

  • Programm erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Trainerbriefing versenden

  • Übungsmaterial auswählen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Materialien bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter verteilen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Übungseinheit leiten

    3 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Fragerunde moderieren

    3 Personen

  • Zweite Probesession begleiten

    3 Personen

  • Abendessen vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Prüfungsstrategien behandeln

    2 Personen

  • Individuelle Übungsfragen betreuen

    3 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 35
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • TimerAnz. 2
  • Drucker

Geschirr

  • TassenAnz. 40
  • TrinkgläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • SpülbeckenAnz. 2

Büromaterial

  • KugelschreiberAnz. 50
  • BleistifteAnz. 40
  • RadiergummisAnz. 20
  • LinealeAnz. 20
  • MarkerAnz. 20
  • WhiteboardmarkerAnz. 8
  • NotizblöckeAnz. 40
  • Flipchart-BlöckeAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 40
  • A4-OrdnerAnz. 40
  • A4-PapierAnz. 2
  • KlebebandAnz. 3
  • ScherenAnz. 3

Reinigung

  • MülleimerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • WasserkannenAnz. 4
  • TablettsAnz. 4
  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die organisatorische Grundlage mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Training: Termin bestätigen, Raum reservieren, Trainer festlegen und das Programm erstellen. So bleibt Zeit, Änderungen bei Anmeldungen oder beim Ablauf einzuarbeiten.
  • Verschicke die Einladungen früh und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Erstelle danach eine aktuelle Teilnehmerliste, damit Sitzplätze, Namensschilder und Verpflegung für alle angemeldeten Personen passen.
  • Drucke Arbeitsblätter und Übungsmaterial nicht erst am Veranstaltungstag. Lege pro teilnehmender Person mindestens ein vollständiges Set bereit und halte zusätzlich 2 bis 3 Ersatzexemplare griffbereit.
  • Teste Präsentation, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand vor dem Eintreffen der Gruppe. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und starte den Timer einmal, damit technische Probleme nicht in die erste Übungseinheit fallen.
  • Öffne den Raum mindestens 30 Minuten vor Beginn. Stelle Tische und Stühle auf, richte den Kaffeebereich ein, kühle Getränke und verteile Schreibmaterialien, damit die Teilnehmenden direkt mit der Prüfungsvorbereitung beginnen können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Prüfungsvorbereitung organisieren?
Beginne idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Training mit Termin, Raum, Trainer und Programm. Die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche sollten spätestens 5 bis 7 Tage vorher feststehen.
Wie viele Arbeitsblätter brauche ich für die Prüfungsvorbereitung?
Plane ein vollständiges Arbeitsblätter-Set pro angemeldeter Person ein. Drucke zusätzlich 2 bis 3 Ersatzsets, falls jemand kurzfristig dazukommt oder Unterlagen beschädigt werden.
Wann soll der Raum für die Prüfungsvorbereitung geöffnet werden?
Öffne den Raum mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn. In dieser Zeit kannst du Tische und Stühle aufstellen, Materialien bereitstellen, Getränke kühlen und die Präsentation testen.
Was muss ich bei der Technik vor dem Training prüfen?
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel mindestens 30 Minuten vor dem Start. Öffne außerdem die Präsentation vollständig und prüfe, ob Bild und Ton funktionieren.

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