Examentraining organiseren: checklist van voorbereiding tot uitvoering

Een examentraining staat of valt met een strak programma, duidelijke communicatie en materiaal dat vóór de eerste deelnemer klaarligt. Bevestig eerst de datum, ruimte en trainers en werk daarna de inschrijvingen, dieetwensen en deelnemerslijst af. Selecteer oefenmateriaal op tijd, print de werkbladen en test laptop, beamer en presentatie vooraf. Op de dag zelf richt je de tafels, stoelen en koffieplek in, ontvang je deelnemers en houd je de oefensessies en pauzes volgens planning.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Trainingsdatum bevestigen
Ruimte reserveren
Trainers vastleggen
Programma opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst maken
Trainersbriefing versturen
Oefenmateriaal selecteren
2 personen
Werkbladen printen
2 personen
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Werkbladen uitdelen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Oefensessie begeleiden
3 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Vragenronde begeleiden
3 personen
Tweede oefensessie begeleiden
3 personen
Diner klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Examenstrategieën behandelen
2 personen
Individuele oefenvragen begeleiden
3 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte afsluiten
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materiaal opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Timeraantal 2
Printer

Servies

Mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Afwasteiltjesaantal 2

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 20
Linialenaantal 20
Markeerstiftenaantal 20
Whiteboardstiftenaantal 8
Notitieblokkenaantal 40
Flip-overblokkenaantal 2
Naamkaartjesaantal 40
A4-mappenaantal 40
A4-papieraantal 2
Plakbandaantal 3
Scharenaantal 3

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Waterkannenaantal 4
Dienbladenaantal 4
Boodschappen

Tips

Plan de trainersbriefing uiterlijk 3 dagen voor de training. Deel daarin het programma, de taakverdeling, de verwachte deelnemers en de beschikbare oefenmaterialen.
Print de werkbladen minstens 1 werkdag vooraf en maak een reserve van 10% van het verwachte aantal deelnemers. Leg ook pennen, potloden, gummen en linialen per tafel klaar.
Open de ruimte minimaal 90 minuten voor aanvang. Gebruik het eerste halfuur voor tafels en stoelen, daarna voor materialen, koffie en techniek; houd vervolgens 15 minuten over voor een laatste controle.
Test laptop, beamer, projectiescherm, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers binnenkomen. Start de presentatie volledig op en controleer of de eerste dia leesbaar is.
Zet de timer zichtbaar klaar voor oefenrondes en pauzes. Reken voor de koffiepauze op 10 minuten voorbereiding en plaats dranken, mokken, glazen en servies vóór de ontvangst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een examentraining organiseren?: Leg de trainingsdatum, ruimte en trainers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor de training, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Wanneer moet ik de werkbladen voor een examentraining printen?: Print de werkbladen minimaal 1 werkdag van tevoren en maak ongeveer 10% extra exemplaren. Zo kun je een late inschrijving of een beschadigd werkblad opvangen zonder tijdens de training te moeten printen.
Hoe vroeg moet de ruimte open voor een examentraining?: Open de ruimte minimaal 90 minuten voor de start. Reserveer daarvan ongeveer 45 minuten voor tafels, stoelen en materialen, 20 minuten voor koffie en ontvangst en 15 minuten voor de techniekcheck.
Hoeveel schrijfmateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Leg per deelnemer minimaal 1 pen of potlood klaar en voeg 10% reserve toe. Bij 30 deelnemers leg je dus 33 schrijfmiddelen klaar, plus extra gummen, linialen en notitieblokken bij de materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.