Checklist para organizar una zombie run sin olvidar nada

Una zombie run necesita más preparación que una carrera convencional: debes coordinar la ruta, los obstáculos, los actores y la seguridad al mismo tiempo. Empieza por fijar la fecha, reservar la salida y tramitar permisos antes de abrir las inscripciones. Después organiza voluntarios, grupos de salida, dorsales y materiales. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar con tiempo lo que suele quedar para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar el lugar y el punto de salida
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
Comprobar el seguro
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Inspeccionar la ruta
3 personas
Definir obstáculos y zonas
3 personas
Informar a los servicios de emergencia
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Seleccionar actores zombi
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Preparar briefing de zombies
Diseñar los dorsales
Diseñar carteles de ruta
Encargar pulseras y números
Encargar premios y medallas
Pedir el catering
Comprobar los materiales
2 personas
Enviar la comunicación de ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar los paquetes de ruta
3 personas
Preparar los disfraces de zombie
3 personas

Evento

Delimitar el recinto
4 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Montar las mesas de registro
3 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar señales de ruta
5 personas
Colocar los obstáculos de forma segura
5 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Aplicar maquillaje de zombie
5 personas
Vestir a los actores zombi
4 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los actores zombi
2 personas
Abrir el mostrador de registro
4 personas
Repartir dorsales
4 personas
Recepción de participantes
3 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Guiar a los grupos de salida
4 personas
Gestionar las salidas
2 personas
Asignar personal a las zonas de zombis
12 personas
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
Contar participantes
3 personas
Repartir agua
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Repartir las medallas
2 personas
Coordinar el punto de fotos
2 personas
Proporcionar la música
Registrar objetos perdidos
Recibir a los últimos participantes
3 personas
Cerrar la zona de meta
3 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Despejar la ruta
5 personas
Desmontar los obstáculos
5 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Limpiar los disfraces
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Gestionar objetos encontrados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mostrador de registrocant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkiescant. 16
Megáfonocant. 2
Cronómetroscant. 4

Material deportivo

Dorsalescant. 250
Pulserascant. 250
Medallascant. 250
Pistola de salida
Conoscant. 80
Cintascant. 20
Vallas de obstáculoscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 10
Redes de escaladacant. 2
Colchonetas de espumacant. 12
Barriles de aguacant. 6
Cuboscant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 20
Chalecos reflectantescant. 35
Vallas de separacióncant. 30
Cinta de balizamientocant. 8
Conos de tráficocant. 30
Linternascant. 12
Mantas de emergenciacant. 10
Señales de advertenciacant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Arco de salida y meta
Señales de rutacant. 25
Decoración zombicant. 30
Telarañas de plásticocant. 10
Sangre artificialcant. 12
Photowall
Pegatinas de flechascant. 50

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 12

Limpieza

Fregonascant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y el punto de salida antes de publicar el formulario de inscripción. Reserva entre 8 y 12 semanas para permisos, seguro, avisos y coordinación con emergencias.
Inspecciona la ruta caminando y marca por separado obstáculos, zonas de zombies, cruces y puntos de agua. Haz una segunda revisión entre 7 y 10 días antes para comprobar que nada haya cambiado.
Calcula un coordinador por cada grupo de salida y asigna voluntarios concretos a registro, ruta, obstáculos, actores y primeros auxilios. Reúne a todos para una sesión informativa de 30 a 45 minutos antes de la apertura.
Prepara el briefing de los zombies con reglas claras: dónde pueden actuar, qué contacto está prohibido y cómo detener la escena. Entrega dorsales y pulseras agrupados por salida para reducir las colas del registro.
Comprueba el pronóstico y el material entre 48 y 24 horas antes. Prueba altavoces, micrófonos, walkie-talkies y megáfono; coloca botiquines, mantas térmicas, chalecos y señalización antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una zombie run?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite fijar ruta, reservar el lugar, tramitar permisos, comprobar el seguro, reclutar voluntarios y abrir las inscripciones sin improvisar.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una zombie run?: Como base, calcula 1 coordinador por cada grupo de salida y 1 persona en cada cruce, obstáculo, punto de agua y zona de registro. Añade un responsable general y un equipo de reserva de al menos 2 personas.
¿Cuándo se deben preparar los dorsales y las pulseras?: Encárgalos cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y deja todo clasificado por grupos al menos 7 días antes. Reserva el día anterior para contar unidades y preparar el mostrador de registro.
¿Qué hay que revisar el día antes de una zombie run?: Revisa la ruta, el pronóstico, los obstáculos, la señalización y los puntos de seguridad entre 24 y 48 horas antes. También prueba la comunicación por radio, el sonido y el megáfono, y confirma la llegada del catering y del material.

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