Zombie run organiseren: checklist en planning

Een zombie run vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en verklede acteurs. Je regelt vooraf de vergunningen, verzekering, veiligheidszones, vrijwilligers en communicatie met deelnemers. Plan de route-inspectie ruim voor de start en werk met aparte briefings voor vrijwilligers en zombieacteurs. Op de dag zelf heb je een registratiebalie, portofoons, afzetmateriaal, EHBO en duidelijke startgroepen nodig. Met deze checklist zie je wat eerst moet en welke details vaak te laat worden opgepakt.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Leg datum, startpunt en route eerst vast; controleer daarna pas welke vergunningen, meldingen en afzettingen nodig zijn. Plan de route-inspectie minimaal 4 weken voor de run, zodat obstakels en risicovolle zones nog aangepast kunnen worden.
Verdeel deelnemers in startgroepen en geef elke groep een startnummer en polsbandje. Houd per groep een vaste starttijd aan en communiceer route, startlocatie en praktische instructies uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wijs per routezone een verantwoordelijke vrijwilliger aan en geef alle vrijwilligers een briefing met portofoonafspraken, noodnummers en verzamelpunten. Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk 1 dag voor de run; zombieacteurs krijgen een aparte briefing over hun speelgebied en grenzen.
Test het geluid, de microfoons, stopwatches en portofoons vóór de deelnemers arriveren. Neem bij de controle ook verlengkabels, stekkerdozen, batterijen en een megafoon mee; een ontbrekende aansluiting kan de registratie en start ophouden.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en maak duidelijk wie beslist over aanpassingen of afgelasting. Zet partytenten bij registratie en catering, plaats afvalbakken langs het start- en finishgebied en leg EHBO-koffers, reddingsdekens en veiligheidsvesten bereikbaar klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zombie run organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Regel datum, route, locatie, vergunningen en verzekering in de eerste 2 weken; daarna volgen inschrijving, vrijwilligers, acteurs en materiaal.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zombie run?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per belangrijke routezone, plus aparte mensen voor registratie, start, finish en EHBO. Voor een route met 8 zones heb je daardoor al snel 12 tot 16 vrijwilligers nodig.
Wanneer moet ik de vergunning voor een zombie run regelen?: Neem minimaal 6 tot 8 weken voor de geplande datum contact op met de gemeente of beheerder van de route. De benodigde termijn verschilt per locatie, dus wacht niet tot de inschrijving geopend is.
Wat moet ik 48 uur voor een zombie run controleren?: Controleer de weersverwachting, deelnemerslijst, startgroepen, routeborden, portofoons, geluidsapparatuur, EHBO-koffers en afzetmateriaal. Stuur de laatste routecommunicatie uiterlijk 2 dagen vooraf en bevestig daarna alle vrijwilligers en zombieacteurs.