Checklist pour organiser une zombie run

Une zombie run demande plus qu’un parcours et quelques figurants maquillés. Il faut sécuriser l’itinéraire, répartir les départs, briefer les bénévoles et prévoir le matériel avant l’arrivée des participants. Cette checklist suit l’organisation depuis la réservation du lieu jusqu’au contrôle de la météo et du matériel. Elle aide aussi à ne pas oublier les autorisations, l’assurance, les besoins alimentaires et l’information des services de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu et le point de départ
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Définir les obstacles et les zones
3 personnes
Informer les services de secours
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Sélectionner des acteurs zombies
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Préparer le briefing zombie
Concevoir les dossards
Concevoir les panneaux d’orientation
Commander les bracelets et les numéros
Commander les prix et médailles
Commander le catering
Vérifier le matériel
2 personnes
Envoyer les informations sur l'itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les kits de parcours
3 personnes
Préparer les tenues de zombie
3 personnes

Événement

Balisage du site
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
5 personnes
Installer les obstacles en toute sécurité
5 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Appliquer le maquillage zombie
5 personnes
Habiller les acteurs zombies
4 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Donner les consignes aux acteurs zombies
2 personnes
Ouvrir le comptoir d'inscription
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Fournir les signaux de départ
2 personnes
Tenir les zones zombies
12 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Compter les participants
3 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Encadrer le photobooth
2 personnes
Fournir la musique
Enregistrer les objets trouvés
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Fermer la zone d’arrivée
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Dégager le parcours
5 personnes
Démonter les obstacles
5 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Ranger l'installation sonore
2 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les costumes
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Comptoir d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 16
Mégaphoneqté 2
Chronomètresqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Braceletsqté 250
Médaillesqté 250
Pistolet de départ
Cônesqté 80
Rubansqté 20
Barres d’obstaclesqté 12
Cordes à sauterqté 10
Filets d’escaladeqté 2
Tapis en mousseqté 12
Fûts d’eauqté 6
Seauxqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 35
Barrières de sécuritéqté 30
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 30
Lampes de pocheqté 12
Couvertures de survieqté 10
Panneaux d'avertissementqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Panneaux de directionqté 25
Décoration zombieqté 30
Toiles d’araignée en plastiqueqté 10
Sang artificielqté 12
Mur photo
Autocollants flèchesqté 50

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, l’itinéraire et le point de départ, puis inspectez le parcours à pied avant de définir les obstacles et les zones. Prévoyez une solution de repli si une portion devient impraticable.
Traitez les autorisations, les déclarations et l’assurance plusieurs semaines avant la course. Les services de secours doivent recevoir le plan du parcours et les informations de sécurité avant le jour J.
Répartissez les participants en groupes de départ plutôt que de les envoyer tous ensemble. Préparez les numéros, bracelets et chronomètres à l’avance pour réduire l’attente au comptoir d’inscription.
Donnez deux briefings séparés : un aux bénévoles pour les postes, les talkies-walkies et les urgences, un autre aux acteurs zombies pour les zones, les limites de contact et les consignes d’arrêt.
Contrôlez le matériel, les haut-parleurs, les rallonges, les barrières, le balisage et les trousses de premiers secours la veille. Vérifiez aussi la météo et envoyez les dernières informations sur l’itinéraire aux inscrits.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une zombie run ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il inspecter le parcours d’une zombie run ?: Faites une première inspection dès que l’itinéraire est défini, puis une seconde 7 jours avant la course. Contrôlez une dernière fois les obstacles, le balisage et les zones de secours la veille.
Combien de bénévoles faut-il pour une zombie run ?: Comptez au minimum 1 bénévole par point de contrôle ou zone d’obstacle, plus une équipe mobile et une personne responsable des inscriptions. Ajoutez les acteurs zombies séparément afin que les postes de sécurité restent couverts.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les premières informations sur l’itinéraire dès que les inscriptions sont confirmées, puis un rappel complet 3 à 5 jours avant la course. Incluez le point de départ, l’heure d’arrivée, les consignes de sécurité et les éventuelles adaptations météo.

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