Checklist para preparar una visita a una empresa
Una visita a una empresa necesita más coordinación que una simple reunión: hay que controlar participantes, accesos, horarios, ruta, seguridad y equipos. Empieza cerrando el programa y la lista de asistentes, y deja la preparación del espacio y la compra para los últimos días. Esta checklist reúne 43 tareas y 40 artículos para que no olvides desde las acreditaciones hasta las bebidas frías. También te ayuda a asignar responsables y comprobar cada punto antes de recibir al grupo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la sala de reuniones
Fijar el programa de la empresa
2 personas
Enviar información de ruta
Instruir a los guías
2 personas
Preparar las normas de seguridad
Determinar la distribución de la cena
2 personas
Elaborar la lista de la compra
Recopilar las presentaciones
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir programas
Recordar a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Limpiar espacios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Evento
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Realizar la presentación de la empresa
2 personas
Guiar la visita
4 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el momento de networking
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Desmontar materiales
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar espacios
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
Comprobar el inventario
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Percheroscant. 2
- Mesa de recepción
- Papeleracant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Enrollacablescant. 2
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
- Altavoz portátil
- Neveras portátilescant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 40
- Platos de postrecant. 40
- Tazones para sopacant. 40
- Vasoscant. 50
- Tazas de cafécant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
Oficina
- Portatarjetas de nombrecant. 36
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Programascant. 36
- Portapapelescant. 2
Decoración
- Señales direccionalescant. 8
- Números de mesacant. 6
- Jarrones de florescant. 6
Limpieza
- Palangana para lavarcant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
- Escoba
- Fregonacant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes y las inscripciones al menos 7 días antes. Usa ese número para preparar tarjetas identificativas, programas, sillas, menaje y cantidades de comida y bebida.
- Envía el programa y la información de ruta entre 3 y 5 días antes de la visita. Incluye la hora de llegada, el punto de recepción, instrucciones de acceso y un teléfono de contacto.
- Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, idealmente con una fecha límite de 5 días. Separa después las opciones de la cena y marca claramente los platos para evitar confusiones.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, el clic de presentación y el altavoz al menos 2 horas antes. No des por hecho que el equipo funciona porque se utilizó en la última reunión.
- Monta la recepción, la señalización, las mesas, las sillas y el punto de café antes de que llegue el primer participante. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y deja una persona encargada de recibir al grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una visita a una empresa?
- Envíalas entre 10 y 14 días antes de la visita para que las personas puedan confirmar su asistencia. Cierra las inscripciones unos 7 días antes y manda un recordatorio final entre 24 y 48 horas antes.
- ¿Qué información debe incluir el programa de la visita?
- Incluye las horas de llegada, recepción, presentaciones, recorrido, cena y cierre. Envía la versión definitiva entre 3 y 5 días antes, junto con la ruta y las instrucciones de acceso.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el equipo de presentación?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada. Comprueba también el portátil, la pantalla, los cables HDMI, el clic de presentación, las regletas y el altavoz portátil.
- ¿Cuánta antelación se necesita para preparar la sala?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes del inicio para comprobar y limpiar los espacios, montar las mesas y sillas, colocar la recepción y poner la señalización. Así queda tiempo para resolver problemas de distribución o de equipos.
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