Checklist pour organiser une visite d’entreprise
Une visite d’entreprise demande plus qu’une invitation et une salle réservée. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le programme, l’accueil, les présentations et les déplacements des participants. Cette checklist suit l’organisation jusqu’au rangement final, avec les contrôles souvent repoussés au dernier moment. Elle vous aide aussi à vérifier le matériel de projection, les badges, le café, les boissons et l’installation des espaces avant l’arrivée du groupe.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver une salle de réunion
Définir le programme de l’entreprise
2 personnes
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Briefer les guides
2 personnes
Préparer les consignes de sécurité
Définir l’organisation du dîner
2 personnes
Établir la liste de courses
Rassembler les présentations
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Rappeler les participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Nettoyer les espaces
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le buffet
3 personnes
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
Assurer la présentation de l’entreprise
2 personnes
Animer la visite guidée
4 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Démonter le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Vérifier les stocks
Remettre le matériel en place
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 36
- Porte-manteauxqté 2
- Table d’accueil
- Poubellesqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câbles HDMIqté 2
- Rallonges électriquesqté 2
- Multiprisesqté 4
- Cliqueur de présentation
- Enceinte portable
- Glacièresqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 40
- Assiettes à dessertqté 40
- Bol à soupeqté 40
- Verres à boireqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Couverts de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
Bureau
- Porte-nomsqté 36
- Blocs-notesqté 36
- Stylos à billeqté 40
- Brochures du programmeqté 36
- Presse-papiersqté 2
Décoration
- Panneaux d’orientationqté 8
- Numéros de tableqté 6
- Vases à fleursqté 6
Nettoyage
- Bac à vaisselleqté 2
- Seaux de nettoyageqté 2
- Balai
- Serpillièreqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par la liste des participants et les inscriptions, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant la visite. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les allergies et les régimes alimentaires.
- Fixez le programme avant d’envoyer les informations d’itinéraire. Prévoyez un exemplaire imprimé par participant et gardez quelques copies supplémentaires à l’accueil.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et le cliqueur au moins 24 heures avant. Un test sur place permet aussi de repérer une rallonge ou une multiprise manquante.
- Installez l’accueil, les porte-noms et la signalétique avant l’arrivée du premier invité. Préparez également les consignes de sécurité et transmettez-les aux guides pendant le briefing.
- Ne gardez pas les achats et la mise au frais pour la dernière minute : faites les courses la veille lorsque c’est possible, puis placez les boissons dans les glacières et préparez le point café avant le début de la visite.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une visite d’entreprise ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant afin de finaliser les badges, les repas et l’organisation de l’accueil.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une visite d’entreprise ?
- Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du groupe pour vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, poser la signalétique et tester le matériel de présentation. Ajoutez 30 minutes si plusieurs salles ou présentations sont prévues.
- Quand vérifier le matériel de présentation ?
- Faites un premier contrôle 24 heures avant, puis un test rapide 30 minutes avant l’accueil. Vérifiez notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, les rallonges, les multiprises et l’enceinte.
- Comment organiser le repas d’une visite d’entreprise ?
- Confirmez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant et établissez la liste des courses à partir du nombre d’inscrits. Prévoyez la vaisselle, les couverts de service, les plateaux et une solution pour garder les boissons au frais.
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