Firmenbesuch organisieren: die praktische Checkliste
Ein Firmenbesuch braucht mehr als einen reservierten Besprechungsraum. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Programm, Routen und die Ausstattung vor Ort. Plane Technik, Namensschilder und Beschilderung spätestens am Vortag ein und prüfe am Veranstaltungstag jeden Raum. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Vorbereitungen und zeigt, was bei Empfang, Präsentationen, Kaffeebereich und Dinner häufig zu spät auffällt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besprechungsraum reservieren
Firmenprogramm festlegen
2 Personen
Routeninformationen versenden
Führer anweisen
2 Personen
Sicherheitsregeln vorbereiten
Dinneraufteilung festlegen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
Präsentationen sammeln
Namensschilder vorbereiten
Programme ausdrucken
Teilnehmer erinnern
Einkaufen gehen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Räume reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Event
Gäste begrüßen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
Firmenpräsentation durchführen
2 Personen
Führung begleiten
4 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Networking begleiten
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Materialien abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
Bestand prüfen
Materialien zurückstellen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- KleiderständerAnz. 2
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- Tragbarer Lautsprecher
- KühlboxenAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 40
- DesserttellerAnz. 40
- SuppenschalenAnz. 40
- TrinkgläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
Büro
- NamensschildhalterAnz. 36
- NotizblöckeAnz. 36
- KugelschreiberAnz. 40
- ProgrammhefteAnz. 36
- KlemmbretterAnz. 2
Dekoration
- WegweiserAnz. 8
- TischnummernAnz. 6
- BlumenvasenAnz. 6
Reinigung
- SpülwanneAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- Besen
- WischmoppAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Teilnehmerliste nicht erst am Veranstaltungstag. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens 5 bis 7 Tage vorher, damit Dinneraufteilung, Namensschilder und Verpflegung angepasst werden können.
- Verschicke Routeninformationen und eine Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Besuch. Nenne dabei Ankunftszeit, Empfang und den Treffpunkt, damit niemand den Führer oder den reservierten Raum suchen muss.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI- und Verlängerungskabel am Vortag mit der tatsächlichen Präsentation. Öffne jede Präsentation einmal und lege zusätzlich einen Präsentationsklicker bereit.
- Richte Empfangstheke, Namensschildhalter und Programme mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Stelle Beschilderung an Abzweigungen auf und prüfe, ob Kleiderständer und Abfallbehälter gut erreichbar sind.
- Kühle Getränke rechtzeitig und plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person. Stelle Kaffeemaschinen, Thermoskannen, Tassen und Geschirr vor dem Eintreffen der Gruppe bereit, statt den Kaffeebereich erst während des Empfangs aufzubauen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Firmenbesuch planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Raumreservierung, Programm und Teilnehmerliste. Verschicke die Einladungen anschließend so, dass Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin vorliegen.
- Wann soll ich die Technik für den Firmenbesuch testen?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Lautsprecher am Vortag. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 bis 45 Minuten für einen kurzen Funktionstest und die richtige Präsentationsreihenfolge ein.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Firmenbesuch?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser, Kaffee und weitere Getränke nach Programmdauer. Getränke sollten mindestens 30 Minuten vor dem Empfang kalt gestellt und bereitgestellt werden.
- Wann müssen Namensschilder und Programme fertig sein?
- Bereite Namensschilder und Programmhefte spätestens am Vortag vor. Lege sie 30 Minuten vor Beginn an der Empfangstheke aus und halte einige leere Namensschilder für kurzfristige Änderungen bereit.
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