Bedrijfsbezoek organiseren: checklist van uitnodiging tot vertrek

Een bedrijfsbezoek vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een vergaderruimte. Je moet deelnemers tijdig laten aanmelden, dieetwensen verzamelen en route- en veiligheidsinformatie klaarzetten. Op de dag zelf bepalen ontvangst, bewegwijzering en geteste presentatieapparatuur hoe soepel het bezoek verloopt. Deze checklist bevat 43 taken en 40 spullen, van naamkaartjes en programmaboekjes tot koffie, diner en techniek, zodat je niets op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vergaderruimte reserveren
Bedrijfsprogramma vastleggen
2 personen
Route-informatie versturen
Rondleiders instrueren
2 personen
Veiligheidsregels voorbereiden
Dinerindeling bepalen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
Programma's afdrukken
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Presentatieapparatuur testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet voorbereiden
3 personen

Event

Gasten verwelkomen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Bedrijfspresentatie verzorgen
2 personen
Rondleiding begeleiden
4 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Voorraad controleren
Materialen terugzetten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Kapstokkenaantal 2
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Draagbare speaker
Koelboxenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Soepkommenaantal 40
Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3

Kantoor

Naamkaarthoudersaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Programmaboekjesaantal 36
Klembordenaantal 2

Decoratie

Richtingbordjesaantal 8
Tafelnummersaantal 6
Bloemvazenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem
Dweilaantal 2
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodiging uiterlijk twee tot drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het bezoek. Zo kun je de deelnemerslijst, naamkaartjes, programmaboekjes en dinerindeling op tijd afronden.
Plan het bedrijfsprogramma per onderdeel met een begin- en eindtijd. Reserveer naast de rondleiding ook tijd voor ontvangst, veiligheidsinstructies, vragen en verplaatsingen tussen ruimtes.
Stuur route-informatie en praktische aankomstgegevens uiterlijk drie dagen vooraf. Vermeld waar gasten zich melden, waar ze hun jas kwijt kunnen en hoe lang zij vanaf parkeerplaats of station naar de ontvangstbalie lopen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, stekkerdozen en presentatieklikker minimaal één werkdag eerder. Houd een reservekabel en verlenghaspel klaar; een presentatie die pas bij aanvang wordt getest, kost snel 15 tot 30 minuten.
Zet koffie, gekoelde dranken en servies vóór ontvangst klaar en controleer de aantallen. Reken per deelnemer op minimaal één drinkglas, één koffiekopje en één bestekset, plus extra exemplaren voor begeleiders en onverwachte gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een bedrijfsbezoek organiseren?: Begin bij voorkeur vier tot zes weken vooraf met datum, vergaderruimte en bedrijfsprogramma. Verstuur uitnodigingen twee tot drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het bezoek.
Wat moet er in een programma voor een bedrijfsbezoek staan?: Neem minimaal ontvangst, introductie, veiligheidsregels, rondleiding, presentaties, pauzes en vertrek op. Geef elk onderdeel een begin- en eindtijd en plan 10 tot 15 minuten buffer voor vragen en verplaatsingen.
Hoeveel koffie en drinken heb ik nodig bij een bedrijfsbezoek?: Voor het eerste uur kun je rekenen op twee tot drie drankjes per persoon, verdeeld over koffie, thee en frisdrank. Zet daarna per extra uur ongeveer één drankje per persoon klaar en voeg 10 procent reserve toe.
Wanneer moet ik de techniek voor een bedrijfsbezoek testen?: Test de presentatieapparatuur minimaal één werkdag vooraf in dezelfde ruimte. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-aansluiting, stroompunten en presentatieklikker nog één keer 30 minuten vóór ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.