Checklist para organizar una tunnel run sin imprevistos
Una tunnel run necesita bastante más que una ruta y una hora de salida. Antes de abrir las inscripciones debes confirmar el túnel, tramitar los permisos, revisar el seguro y cerrar el plan de seguridad. Después tendrás que coordinar voluntarios, tráfico, cronometraje, dorsales y la zona de salida y meta. Esta checklist reúne las tareas y el material para avanzar en el orden correcto y llegar al día de la carrera con todo probado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la reserva del túnel
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Fijar definitivamente la ruta
3 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Preparar la distribución de salida y meta
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Reservar suministros
Diseñar los dorsales
Diseñar carteles de ruta
Probar el registro horario
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Recoger la compra
2 personas
Preparar kits de inicio
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Cargar las baterías
Imprimir las listas de salida
2 personas
Imprimir los contactos de emergencia
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar la zona de salida y meta
6 personas
Delimitar la ruta
5 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Instalar control horario
2 personas
Montar puntos de agua
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Exponer los kits de inicio
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Hacer comenzar a los participantes
4 personas
Atender el puesto de ruta
6 personas
Realizar el registro de llegada
3 personas
Entregar la medalla
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Informar a los participantes si hay cambios
2 personas
Recibir a los últimos en llegar
3 personas
Seguimiento
Desmontar la zona de meta
5 personas
Retirar el cierre de la ruta
5 personas
Reunir los materiales
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Asegurar el registro de tiempo
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados
Enviar el correo a los participantes
Recoger los restos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas de inscripcióncant. 4
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 30
- Percheroscant. 3
Material deportivo
- Dorsalescant. 200
- Imperdiblescant. 400
- Medallas de finishercant. 200
- Cintas de salida y metacant. 4
- Vasos de aguacant. 500
- Jarras de agua potablecant. 12
- Cronómetroscant. 6
- Sistema de registro de tiempo
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 40
- Cinta de señalizacióncant. 6
- Conoscant. 40
- Conos de tráficocant. 40
Equipo
- Walkie-talkiescant. 8
- Cargadores de teléfono móvilcant. 4
- Baterías externascant. 6
- Megáfono
- Portátilescant. 2
- Impresora de etiquetas
Iluminación
- Focos LED de obracant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 3
- Mantas térmicascant. 20
- Chalecos reflectantescant. 20
- Linternascant. 10
- Bateríascant. 40
Decoración
- Señales de rutacant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Banderascant. 6
- Porta-cartelescant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de serviciocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Cuboscant. 4
- Escobascant. 4
- Limpiacristalescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y los permisos antes de publicar la inscripción. Deja al menos 4 semanas para confirmar el túnel, las medidas de tráfico y la cobertura del seguro.
- Haz una prueba completa del registro de tiempo con varios dorsales antes del evento. Comprueba también que los portátiles, la impresora de etiquetas, los cronómetros y las baterías estén cargados.
- Envía a los participantes la información definitiva al menos 5 días antes: hora de llegada, acceso, recorrido, salida, meta, contacto de emergencia y qué deben llevar.
- Asigna voluntarios por zonas, no solo por número total. Necesitarás cubrir como mínimo inscripción, salida, meta, cruces o tráfico y apoyo de seguridad mediante walkie-talkies.
- Revisa el pronóstico 48 horas antes y prepara iluminación, alargadores, regletas, carpas y mantas térmicas según las condiciones. Clasifica los kits de inicio y las listas impresas el día anterior para no hacerlo durante el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tunnel run?
- Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas reservar un túnel, solicitar permisos y coordinar tráfico. Abre las inscripciones cuando la ruta, el seguro y el plan de seguridad estén confirmados.
- ¿Cuándo debo enviar la información a los participantes?
- Envía las instrucciones definitivas entre 5 y 7 días antes de la carrera. Incluye horarios, punto de salida, recorrido, acceso, recogida de dorsales y un contacto de emergencia.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una tunnel run?
- Calcula un voluntario por cada puesto operativo y añade 2 personas de reserva. Como mínimo, cubre inscripción, salida, meta, cruces o tráfico, cronometraje y primeros auxilios.
- ¿Cuándo hay que preparar los dorsales y los kits de inicio?
- Diseña los dorsales al cerrar las inscripciones y prepara los kits entre 2 y 3 días antes. Imprime las listas de salida y los contactos de emergencia como máximo el día anterior.
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