Course et tunnel : la checklist d’organisation

Une course dans un tunnel demande une préparation plus rigoureuse qu’un parcours classique : éclairage, circulation, évacuation et communications doivent être réglés avant l’ouverture des inscriptions. Commence par confirmer la réservation du tunnel, obtenir les autorisations et vérifier l’assurance, puis fixe définitivement l’itinéraire. Cette checklist suit l’ordre de préparation, jusqu’aux dossards, au chronométrage, aux bénévoles et aux informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la réservation du tunnel
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Arrêter définitivement l’itinéraire
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Réserver les livraisons
Concevoir les dossards
Concevoir les panneaux d’orientation
Tester le chronométrage
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Récupérer les courses
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Recharger les batteries
Imprimer les listes de départ
2 personnes
Imprimer les contacts d’urgence

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Barrer la route
5 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Disposer les kits de démarrage
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Faire démarrer les participants
4 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Informer les participants en cas de changements
2 personnes
Accueillir les derniers arrivants
3 personnes

Suivi

Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
Retirer le balisage du parcours
5 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Sécuriser le chronométrage
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer l’e-mail aux participants
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Portantsqté 3

Matériel de sport

Numéros de départqté 200
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 200
Rubans de départ et d’arrivéeqté 4
Gobelets d'eauqté 500
Pichets d’eauqté 12
Chronomètresqté 6
Système de pointage
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 40
Cônes de signalisationqté 40

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphone
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante d'étiquettes

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 10
Pilesqté 40

Décoration

Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Bannièresqté 6
Porte-affichesqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Gobelets de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Balaisqté 4
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Verrouille les points administratifs avant de communiquer la date : réservation du tunnel, autorisation et assurance doivent être confirmées avant l’envoi des invitations. Prévois aussi un délai pour toute demande de circulation ou de sécurité.
Teste le parcours et le plan de sécurité avant les inscriptions. Vérifie notamment les accès, les issues, l’éclairage et les endroits où les talkies-walkies, le mégaphone et les cônes de signalisation seront nécessaires.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et répartir les bénévoles. Imprime ensuite les listes de départ et les contacts d’urgence, plutôt que de compter sur une connexion internet le jour de la course.
Prépare les kits de démarrage en plusieurs lots : dossards, épingles de sûreté et informations participants. Trie séparément les médailles, les gobelets, les pichets d’eau et le matériel de balisage afin d’accélérer l’installation.
La veille, recharge les batteries externes, les talkies-walkies et les téléphones, puis teste le chronométrage et le système de pointage. Contrôle aussi la météo et installe les projecteurs LED, rallonges et multiprises uniquement après avoir sécurisé les passages.

Questions fréquentes

Quand réserver un tunnel pour une course ?: Confirme la réservation avant de fixer définitivement l’itinéraire et d’ouvrir les inscriptions. Prévois au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et coordonner la circulation.
Combien de temps avant la course faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie les consignes principales 7 à 10 jours avant le départ. Rappelle ensuite l’horaire, l’accès au tunnel, les consignes de sécurité et les éventuelles modifications 24 à 48 heures avant l’événement.
Quand préparer les dossards et les kits de départ ?: Prépare les dossards et compose les kits 2 à 3 jours avant la course, une fois les inscriptions traitées. Garde une petite réserve de numéros, d’épingles et de listes imprimées pour les changements de dernière minute.
Que faut-il tester la veille d’une course en tunnel ?: Teste le chronométrage, le système de pointage, les talkies-walkies et le mégaphone la veille. Vérifie aussi l’éclairage, les batteries et les itinéraires d’évacuation ; le contrôle doit être terminé au moins 2 heures avant l’installation finale.

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