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Tunnelrun organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tunnelrun braucht mehr als eine markierte Strecke und Startnummern. Du musst die Tunnelnutzung bestätigen, Genehmigungen und Versicherung klären und den Sicherheitsplan vor dem Veranstaltungstag fertigstellen. Danach folgen Anmeldung, Helfereinteilung, Verkehrsmaßnahmen und die Vorbereitung von Start, Ziel und Zeitmessung. Diese Checkliste führt dich durch die 61 Aufgaben und 52 benötigten Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Tunnelreservierung bestätigen

  • Genehmigung beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Route endgültig festlegen

    3 Personen

  • Sicherheitsplan erstellen

    2 Personen

  • Start- und Zielaufstellung erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen abstimmen

    2 Personen

  • Lieferungen reservieren

  • Startnummern entwerfen

  • Wegweiser entwerfen

  • Zeiterfassung testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    4 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Batterien aufladen

  • Startlisten drucken

    2 Personen

  • Notfallkontakte ausdrucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Start- und Zielzone aufbauen

    6 Personen

  • Route absperren

    5 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Zeiterfassung installieren

    2 Personen

  • Wasserstellen einrichten

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Startpakete auslegen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Teilnehmer starten lassen

    4 Personen

  • Routeposten besetzen

    6 Personen

  • Zielregistrierung durchführen

    3 Personen

  • Medaille überreichen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Teilnehmer bei Änderungen informieren

    2 Personen

  • Die letzten Finisher empfangen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Zielbereich abbauen

    5 Personen

  • Streckenabsperrung entfernen

    5 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Zeiterfassung sichern

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmermail versenden

  • Reste aufräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • AnmeldetischeAnz. 4
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 30
  • GarderobenständerAnz. 3

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 200
  • SicherheitsnadelnAnz. 400
  • FinishermedaillenAnz. 200
  • Start- und Ziellinien-BänderAnz. 4
  • WasserbecherAnz. 500
  • TrinkwasserkannenAnz. 12
  • StoppuhrenAnz. 6
  • Zeitmesssystem
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StifteAnz. 40
  • MarkierungsbandAnz. 6
  • KegelAnz. 40
  • VerkehrskegelAnz. 40

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 8
  • HandyladegeräteAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6
  • Megafon
  • LaptopsAnz. 2
  • Etikettendrucker

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • RettungsdeckenAnz. 20
  • SicherheitswestenAnz. 20
  • TaschenlampenAnz. 10
  • BatterienAnz. 40

Dekoration

  • WegweiserAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • BannerAnz. 6
  • SchildhalterAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • AusgussbecherAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • EimerAnz. 4
  • BesenAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Tunnelreservierung und beantrage die nötige Genehmigung frühzeitig. Kläre außerdem, ob die bestehende Versicherung den Lauf im Tunnel und die geplanten Verkehrsmaßnahmen abdeckt.
  • Lege die Route fest, bevor du Start- und Zielaufstellung, Wegweiser und Sicherheitsplan ausarbeitest. Prüfe dabei Engstellen, dunkle Abschnitte, Fluchtwege und die Position der Helfer.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Streckenlänge, Startzeit und Teilnehmerinformationen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular, damit du sie nicht kurz vor dem Lauf aus einzelnen Nachrichten zusammensuchen musst.
  • Plane für die Zeitmessung einen vollständigen Test vor dem Veranstaltungstag ein. Lade Stoppuhren, Funkgeräte, Handyladegeräte und Powerbanks auf und halte zusätzlich Startlisten sowie Notfallkontakte auf Papier bereit.
  • Sortiere Starterpakete und Material mindestens am Vortag nach Einsatzort. Kontrolliere besonders Startnummern, Sicherheitsnadeln, Wasserbecher, Trinkwasserkannen, Erste-Hilfe-Koffer und Rettungsdecken, bevor die Helfer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Tunnelrun anmelden?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung und der Genehmigung. Für Verkehrsmaßnahmen, Versicherung und Sicherheitsabstimmung brauchst du zusätzliche Vorlaufzeit; warte damit nicht bis zur geöffneten Anmeldung.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Tunnelrun?
Plane mindestens einen verantwortlichen Helfer an Start und Ziel sowie weitere Personen an jeder Kreuzung, Engstelle und im Versorgungsbereich ein. Die genaue Zahl hängt von der Route und der Teilnehmerzahl ab, sollte aber vor dem Versand der Teilnehmerinformationen feststehen.
Was muss am Tag vor dem Tunnelrun vorbereitet sein?
Am Vortag sollten Starterpakete, Startlisten, Wegweiser und Notfallkontakte fertig sein. Lade außerdem die Akkus, teste die Zeitmessung und sortiere das Material nach Start, Strecke, Ziel und Sicherheitsbereich.
Wie viel Wasser brauche ich für einen Tunnelrun?
Plane mindestens zwei Wasserbecher pro Person für den Versorgungsbereich ein und stelle Trinkwasserkannen zum Nachfüllen bereit. Bei warmem Wetter oder langen Wartezeiten solltest du eine zusätzliche Reserve einrechnen und die Versorgung vorab mit den Helfern testen.

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