LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Tunnelrun organiseren: checklist en planning

Een tunnelrun vraagt meer voorbereiding dan een gewone hardloopwedstrijd. Naast inschrijvingen en startnummers moet je de tunnelreservering, vergunning, verzekering, route en verkeersmaatregelen tijdig vastleggen. Ook de start- en finishindeling, tijdregistratie, verlichting en communicatie moeten vóór de wedstrijddag getest zijn. Gebruik deze checklist om de 61 taken en 52 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reservering tot de laatste controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Tunnelreservering bevestigen

  • Vergunning aanvragen

  • Verzekering controleren

  • Route definitief vastleggen

    3 personen

  • Veiligheidsplan opstellen

    2 personen

  • Start- en finishindeling maken

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Inschrijfformulier openen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Verkeersmaatregelen afstemmen

    2 personen

  • Leveringen reserveren

  • Startnummers ontwerpen

  • Routeborden ontwerpen

  • Tijdregistratie testen

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Boodschappen ophalen

    2 personen

  • Startpakketten samenstellen

    4 personen

  • Materialen sorteren

    3 personen

  • Batterijen opladen

  • Startlijsten afdrukken

    2 personen

  • Noodcontacten afdrukken

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Start- en finishzone opbouwen

    6 personen

  • Route afzetten

    5 personen

  • Routeborden plaatsen

    3 personen

  • Verlichting controleren

    2 personen

  • Tijdregistratie installeren

    2 personen

  • Waterpunten inrichten

    3 personen

  • Catering klaarzetten

    3 personen

  • Startpakketten uitstallen

    3 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Garderobe beheren

    2 personen

  • Startbriefing geven

    2 personen

  • Deelnemers laten starten

    4 personen

  • Routepost bemannen

    6 personen

  • Finishregistratie uitvoeren

    3 personen

  • Medaille uitreiken

    3 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Deelnemers informeren bij wijzigingen

    2 personen

  • Laatste finishers opvangen

    3 personen

Nazorg

  • Finishzone afbouwen

    5 personen

  • Routeafzetting verwijderen

    5 personen

  • Materialen verzamelen

    4 personen

  • Afval sorteren

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Tijdregistratie veiligstellen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Uitslagen publiceren

  • Deelnemersmail versturen

  • Restanten opruimen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Inschrijftafelsaantal 4
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 30
  • Garderoberekkenaantal 3

Sportmateriaal

  • Startnummersaantal 200
  • Veiligheidsspeldenaantal 400
  • Finishermedaillesaantal 200
  • Start- en finishlintenaantal 4
  • Waterbekersaantal 500
  • Drinkwaterkannenaantal 12
  • Stopwatchesaantal 6
  • Tijdregistratiesysteem
  • Klembordenaantal 8
  • Pennenaantal 40
  • Markeringslintaantal 6
  • Pionnenaantal 40
  • Verkeerskegelsaantal 40

Apparatuur

  • Portofoonsaantal 8
  • Mobiele telefoonladersaantal 4
  • Powerbanksaantal 6
  • Megafonoon
  • Laptopsaantal 2
  • Labelprinter

Verlichting

  • LED-bouwlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 3
  • Reddingsdekensaantal 20
  • Veiligheidshesjesaantal 20
  • Zaklampenaantal 10
  • Batterijenaantal 40

Decoratie

  • Routebordenaantal 20
  • Pijlbordenaantal 12
  • Banierenaantal 6
  • Bordhoudersaantal 20

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 250
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Schenkbekersaantal 8

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsaantal 4
  • Vloertrekkersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de tunnel, route en vergunning eerst vast; regel daarna pas uitnodigingen en inschrijvingen. Zonder definitieve route kun je verkeersmaatregelen, vrijwilligersposten en deelnemersinformatie niet goed uitwerken.
  • Plan de veiligheidscontrole uiterlijk een week voor de run. Controleer dan niet alleen het veiligheidsplan en de EHBO-koffers, maar ook portofoons, reddingsdekens, noodcontacten en de bereikbaarheid van de route.
  • Test tijdregistratie minimaal één keer met de volledige opstelling. Gebruik daarbij het tijdregistratiesysteem, stopwatches, laptops en eventuele stroomvoorziening; een test op de ochtend zelf laat te weinig ruimte voor herstel.
  • Maak startpakketten en sorteer materialen uiterlijk de dag vóór de tunnelrun. Leg startnummers, veiligheidsspelden, routeborden, markeringslint, pionnen en verkeerskegels per post klaar, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken.
  • Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Pas de opstelling aan met partytenten, LED-bouwlampen, verlengkabels en drinkwater als regen, duisternis of warmte daarom vraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tunnelrun organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de tunnelreservering, vergunning, verzekering en route. Open de inschrijving pas zodra de route en belangrijkste veiligheidsafspraken definitief zijn.
Wanneer moet ik de vergunning voor een tunnelrun aanvragen?
Dien de aanvraag minimaal 8 tot 12 weken vóór de run in, tenzij de bevoegde instantie een andere termijn hanteert. Verkeersmaatregelen en routeafzettingen kunnen pas goed worden afgestemd zodra de vergunningprocedure loopt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een tunnelrun?
Reken minimaal op één vrijwilliger per controle- of verkeerspost, plus een coördinator bij start en finish en een aparte veiligheidscontactpersoon. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf, nadat de route en het verwachte deelnemersaantal vaststaan.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een tunnelrun?
Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen vóór de run en herhaal de belangrijkste punten 24 uur vooraf. Vermeld route, starttijd, bereikbaarheid, parkeren, noodcontacten, startnummer en wat deelnemers in de tunnel wel en niet mogen meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!