Checklist para organizar una tómbola sin olvidos
Una tómbola necesita bastante más que vender boletos y reunir premios. Primero tendrás que reservar el lugar, confirmar horarios y revisar los permisos; después vienen las invitaciones, las inscripciones y la recogida de premios. Los últimos días se concentran en etiquetar y empaquetar los premios, preparar los boletos, organizar a los voluntarios y dejar lista la caja. Esta checklist reúne las 57 tareas y 40 artículos del plan para que sepas qué resolver primero y qué suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar la fecha y los horarios
Comprobar los permisos necesarios
Explicar la causa benéfica
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Iniciar la recaudación de premios
3 personas
Recoger los premios
2 personas
Registrar premios
2 personas
Comprobar los premios
2 personas
Empaquetar los premios
3 personas
Etiquetar los premios
2 personas
Preparar números de la rifa
2 personas
Imprimir las reglas de la tómbola
Imprimir la lista de precios
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar las reservas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el efectivo de caja
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar la mesa de la tómbola
2 personas
Exponer los premios
3 personas
Montar el punto de venta
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar los números de la tómbola
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Vender boletos de la tómbola
3 personas
Registrar pagos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener ordenadas las mesas y la sala
2 personas
Sacar los boletos ganadores
2 personas
Comprobar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Gestionar los últimos boletos
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Empaquetar los premios sobrantes
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llamar a los ganadores sin premio
Transferir los ingresos
Archivar el dinero del premio y los recibos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 100
- Faldones para mesascant. 8
- Taburetescant. 4
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharones de servircant. 6
Oficina
- Boletos de la tómbolacant. 500
- Caja de tómbola
- Caja para efectivo
- Máquina de sellado
- Calculadorascant. 2
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Papel de impresión
- Etiquetas de precioscant. 150
- Papeleríacant. 100
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 12
- Centros de mesa floralescant. 8
- Carteles de flechascant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobascant. 2
- Recogedores de polvocant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y el horario antes de enviar invitaciones. Comprueba también los permisos necesarios y deja por escrito la causa benéfica para que las personas sepan para qué se recauda el dinero.
- Empieza pronto con los premios: registra cada donación al recibirla, comprueba su estado y anota quién la entregó. Empaquetar y etiquetar todo al final puede llevar varias horas, especialmente si hay muchos premios.
- Prepara los boletos, las reglas y la lista de precios antes del día del evento. Imprime copias de sobra y guarda el material en portapapeles, bolígrafos y una caja de tómbola para que el puesto funcione sin interrupciones.
- Organiza los turnos de voluntarios con funciones concretas: inscripciones, venta de boletos, caja, presentación de premios y servicio de comida. Confirma las reservas y los turnos al menos 48 horas antes.
- Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible. Calcula vasos, platos, cubiertos, café, té y aperitivos según las inscripciones, y prepara el efectivo de caja antes de abrir el lugar.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar una tómbola?
- Empieza al menos 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, comprobar permisos, enviar invitaciones, reunir premios y cubrir los turnos de voluntarios sin improvisar.
- ¿Cuándo se deben recoger y preparar los premios de una tómbola?
- Empieza a recogerlos entre 4 y 6 semanas antes y fija una fecha límite 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para comprobarlos, registrarlos, empaquetarlos y colocar las etiquetas de precios.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una tómbola?
- Deja listos los boletos, las reglas impresas, la lista de precios, los premios etiquetados y la caja de efectivo. También conviene enfriar las bebidas y confirmar los voluntarios y las reservas 24 horas antes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una tómbola?
- Como mínimo, calcula 1 voluntario por cada función activa: inscripciones, venta de boletos, caja, premios y comida. Para una tómbola pequeña suelen hacer falta entre 5 y 8 personas por turno, con relevos si dura más de 3 horas.
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