Tombola organiseren: een praktische checklist
Een tombola organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen prijzen verzamelen en loten verkopen. Je moet de locatie, toestemming, vrijwilligers en geldstroom op tijd regelen. Daarna volgen het registreren, verpakken en labelen van prijzen, plus duidelijke regels en een prijslijst voor de deelnemers. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar de opbouw en uitvoering, zonder dat kleine zaken zoals koeling, kassageld of een microfoon op het laatste moment blijven liggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en tijden bevestigen
Benodigde toestemming controleren
Goede doel toelichten
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Prijzenwerving starten
3 personen
Prijzen ophalen
2 personen
Prijzen registreren
2 personen
Prijzen controleren
2 personen
Prijzen verpakken
3 personen
Prijzen labelen
2 personen
Tombolanummers voorbereiden
2 personen
Tombolaregels afdrukken
Prijslijst afdrukken
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassageld klaarleggen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Tombolatafel inrichten
2 personen
Prijzen uitstallen
3 personen
Verkooppunt inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Tombolanummers klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Tombolaloten verkopen
3 personen
Betalingen registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels en zaal netjes houden
2 personen
Winnende loten trekken
2 personen
Winnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Laatste loten afhandelen
2 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Overgebleven prijzen inpakken
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Winnaars zonder prijs nabellen
Opbrengst overmaken
Prijzengeld en bonnetjes archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 100
- Tafelrokkenaantal 8
- Krukkenaantal 4
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerlepelsaantal 6
Kantoor
- Tombolalotenaantal 500
- Tombolabak
- Contantgeldkist
- Pinapparaat
- Rekenmachinesaantal 2
- Klembordenaantal 4
- Balpennenaantal 20
- Printpapier
- Prijzenlabelsaantal 150
- Briefpapieraantal 100
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Tafelbloemstukkenaantal 8
- Pijlbordjesaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsaantal 2
- Stofblikkenaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Start 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, datum, toestemming en prijzenwerving. Zo houd je tijd over om ontbrekende prijzen aan te vullen en reserveringen te bevestigen.
- Registreer elke ontvangen prijs meteen en geef die een label met een uniek nummer. Controleer de verpakking uiterlijk 3 dagen voor de tombola, zodat beschadigde of onduidelijke prijzen nog vervangen kunnen worden.
- Maak de tombolanummers, regels en prijslijst uiterlijk 1 week vooraf klaar. Print extra exemplaren: reken op minstens 10 procent reserve voor zoekgeraakte of beschadigde formulieren.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, lotenverkoop, trekking, prijzenuitgifte en catering. Zorg dat de verantwoordelijke voor kassageld en het pinapparaat niet tegelijk de trekking hoeft te presenteren.
- Koel dranken minstens 4 uur vooraf en zet koffie, thee en hapjes klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen. Test geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen tijdens de opbouw, niet pas bij de eerste trekking.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tombola organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, bevestig datum en tijden, controleer toestemming en start met het werven van prijzen. Plan de laatste controle van loten, regels en prijslijst in de week voor het evenement.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een tombola?
- Voor een kleine tombola is een praktische basis 5 vrijwilligers: één voor ontvangst, één voor loten of betaling, één voor de trekking, één voor prijzenuitgifte en één voor catering. Bij meer dan 100 deelnemers plan je minimaal 2 extra mensen voor wachtrijen en het uitzoeken van prijzen.
- Wanneer moet ik de tombola prijzen verpakken en labelen?
- Verpak en label de prijzen uiterlijk 3 dagen voor de tombola. Registreer eerst wat je hebt ontvangen en controleer daarna of elk label overeenkomt met de prijslijst. Bewaar kleine prijzen per nummer in aparte bakken of dozen.
- Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een tombola?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en ongeveer 4 tot 6 kleine hapjes per persoon. Koel de dranken minimaal 4 uur vooraf en houd extra servies, serveerschalen en besteksets achter de hand voor morsen of onverwachte gasten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!