Checklist pour organiser une tombola sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Lance la collecte des lots plusieurs semaines avant la tombola : note chaque don dès son arrivée, vérifie son état, puis attribue-lui un numéro avant l’emballage et l’étiquetage.
• Prépare les billets, les règles et la liste des prix au moins 3 jours avant l’événement. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer ceux qui seraient perdus ou abîmés.
• Répartis les bénévoles par créneaux et par postes : accueil, caisse, vente des billets, tirage et service. Confirme leur présence au plus tard 48 heures avant l’ouverture.
• Teste le microphone, le système de sonorisation, les rallonges et les multiprises avant l’installation. Prévois une prise séparée pour le terminal de paiement et les machines à café si nécessaire.
• Prépare la caisse avec une réserve de monnaie et vérifie le terminal de paiement le jour précédent. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et installe les verres, assiettes et couverts avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une tombola ?

Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, envoyer les invitations et collecter les lots sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.

Combien de temps avant une tombola faut-il envoyer les invitations ?

Envoie-les environ 3 semaines avant l’événement, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant. Garde ensuite le temps nécessaire pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.

Quand préparer les lots d’une tombola ?

Enregistre et vérifie chaque lot dès sa réception, puis termine l’emballage et l’étiquetage au moins 3 jours avant la tombola. La veille, contrôle la correspondance entre les lots, les numéros et la liste imprimée des prix.

Que faut-il prévoir pour la caisse d’une tombola ?

Prépare la caisse la veille avec suffisamment de petite monnaie, ainsi qu’un terminal de paiement testé et chargé. Le jour même, garde les calculatrices, stylos, presse-papiers et billets à proximité du poste d’accueil pour éviter les files d’attente.

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