Tombola organisieren: Checkliste für die Vorbereitung
Eine Tombola steht und fällt mit der Vorbereitung: Preise müssen rechtzeitig beschafft, erfasst und beschriftet werden, Lose und Preisliste zum Ablauf passen. Kläre zuerst Ort, Datum, Zeiten und eine eventuell nötige Genehmigung. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Helferplanung und die praktische Ausstattung. Plane außerdem Zeit für Kühlung, Kassenwechselgeld und den Aufbau der Tische ein, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Tür und Angel erledigt wird.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Datum und Zeiten bestätigen
Erforderliche Genehmigung prüfen
Guten Zweck erläutern
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Preisbeschaffung starten
3 Personen
Preise abholen
2 Personen
Preise erfassen
2 Personen
Preise prüfen
2 Personen
Preise verpacken
3 Personen
Preise beschriften
2 Personen
Tombola-Nummern vorbereiten
2 Personen
Tombolaregeln ausdrucken
Preisliste drucken
Freiwillige einplanen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kassenwechselgeld bereitlegen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tombola-Tisch einrichten
2 Personen
Preise ausstellen
3 Personen
Verkaufsstand einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Losnummern bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Tombolalose verkaufen
3 Personen
Zahlungen erfassen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische und Saal ordentlich halten
2 Personen
Gewinnlose ziehen
2 Personen
Gewinner überprüfen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Letzte Lose abwickeln
2 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Übrig gebliebene Preise einpacken
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Gewinner ohne Preis nachfassen
Einnahmen überweisen
Preisgeld und Belege archivieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 100
- TischröckeAnz. 8
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 6
Büro
- TombolaloseAnz. 500
- Tombola
- Bargeldkasse
- Kartenterminal
- TaschenrechnerAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 20
- Druckpapier
- PreisschilderAnz. 150
- BriefpapierAnz. 100
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 12
- TischblumenarrangementsAnz. 8
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- BlechdosenAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Starte die Preisbeschaffung mehrere Wochen vor der Tombola. Erfasse jeden Preis direkt nach dem Abholen und prüfe anschließend, ob Verpackung, Beschriftung und Preisliste übereinstimmen.
- Lege die Losnummern und Tombolaregeln spätestens am Vortag bereit. Drucke die Preisliste auf Papier aus und halte zusätzliche Kugelschreiber, Klemmbretter und einen Taschenrechner am Ausgabepunkt bereit.
- Plane pro Aufgabenbereich mindestens eine verantwortliche Person ein: Anmeldung, Losverkauf, Kasse, Preisübergabe und Moderation. Bestätige Reservierungen und Helfereinsätze spätestens 3 Tage vorher.
- Bereite die Getränke und Snacks so vor, dass Kühlboxen und Thermoskannen vor dem Einlass einsatzbereit sind. Rechne bei einer zweistündigen Veranstaltung mit mindestens 2 Getränken pro Person und halte Kaffee, Wasser sowie alkoholfreie Optionen bereit.
- Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische, Stühle und Tischröcke auf, prüfe danach Beschallungsanlage, Mikrofon und Verlängerungskabel und lege Wechselgeld sowie Kartenterminal an die Kasse.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tombola organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen klärst du Ort, Termin, Genehmigung und guten Zweck; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Preisbeschaffung.
- Wie viele Preise braucht man für eine Tombola?
- Das hängt von der erwarteten Loszahl und dem Gewinnplan ab. Lege die Preise spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung fest, erfasse sie vollständig und drucke die Preisliste erst, wenn die Prüfung abgeschlossen ist.
- Wie viele Helfer braucht eine Tombola?
- Für eine kleine Tombola solltest du mindestens 5 Helfer einplanen: Anmeldung, Losverkauf, Kasse, Preisübergabe und Moderation. Bestätige die Einteilung spätestens 3 Tage vor dem Termin und benenne für jede Aufgabe eine Vertretung.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tombola?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Tische und Stühle brauchen meist 30 bis 45 Minuten; weitere 30 Minuten solltest du für Technik, Kasse, Lose, Preisschilder und die Getränkestation reservieren.
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