Checklist para organizar tu reunión inicial
Una reunión inicial necesita más que una fecha y una sala. Hay que cerrar las inscripciones, recopilar las preferencias dietéticas, preparar el programa y dejar listo el registro antes de que llegue el primer participante. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde la reserva del lugar hasta la prueba de la presentación. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento: aparcamiento, tarjetas de nombre, bebidas frías y equipos conectados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de aparcamiento
Crear la lista final de participantes
Imprimir folletos del programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Finalizar la presentación
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Instruir al equipo de recepción
3 personas
Evento
Registrar a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Supervisar a los participantes
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 4
- Altavoces portátilescant. 2
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles de bienvenidacant. 3
- Globoscant. 40
Artículos de oficina
- Folletos del programacant. 60
- Bolígrafoscant. 70
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 4
- Etiquetascant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Cuboscant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista final de participantes al menos 3 días antes. Así puedes preparar las tarjetas de nombre, imprimir los folletos del programa y confirmar las necesidades dietéticas sin trabajar con datos provisionales.
- Haz una comprobación del lugar entre 60 y 90 minutos antes de la llegada. Revisa la distribución de mesas y sillas, la mesa de registro, los percheros, los enchufes y el espacio destinado al buffet.
- Prueba la presentación con el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI y los altavoces portátiles al menos 30 minutos antes. Lleva también regletas y enrollacables para evitar conexiones improvisadas.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara por separado las comidas especiales. Etiquetarlas antes de montar el buffet evita preguntas y errores durante la recepción.
- Instruye al equipo de recepción antes de abrir las puertas. Cada persona debe saber dónde registrar a los invitados, entregar las tarjetas de nombre, indicar el programa y responder sobre el aparcamiento.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una reunión inicial?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha prevista. Deja abierta la inscripción durante unos 10 a 14 días para poder recopilar preferencias dietéticas y datos de aparcamiento.
- ¿Cuándo cerrar la inscripción de una reunión inicial?
- Cierra las inscripciones al menos 3 días antes del encuentro. Ese margen permite crear la lista final de participantes, preparar las tarjetas de nombre y ajustar las compras.
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar el lugar?
- Empieza el montaje entre 60 y 90 minutos antes de la llegada. Reserva además 30 minutos dentro de ese margen para conectar y probar la presentación.
- ¿Cuántas bebidas calcular para una reunión inicial?
- Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la duración. Enfría las bebidas varias horas antes y comprueba que las neveras portátiles tengan capacidad suficiente.
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