Réunion de lancement : la checklist pour tout préparer

Une réunion de lancement réussie repose surtout sur une préparation dans le bon ordre. Cette checklist couvre les 44 tâches du projet, des premières réservations à l’accueil des participants, ainsi que le matériel à rassembler. Elle vous aide à confirmer les inscriptions, gérer les besoins alimentaires et préparer la salle sans oublier les détails de dernière minute. Prévoyez aussi un temps dédié aux tests techniques et au briefing de l’équipe d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations de stationnement
Établir la liste définitive des participants
Imprimer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Finaliser la présentation
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Enregistrer les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les participants
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux de bienvenueqté 3
Ballonsqté 40

Fournitures de bureau

Brochures du programmeqté 60
Stylosqté 70
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 4
Étiquettesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Demandez en même temps les besoins alimentaires et les informations de stationnement afin de pouvoir traiter les réponses sans relance tardive.
Arrêtez la liste définitive des participants plusieurs jours avant la réunion. Imprimez ensuite les programmes et préparez les badges nominatifs à partir de cette liste, plutôt que de travailler sur les inscriptions reçues au fil de l’eau.
Réservez un créneau de 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour vérifier le lieu, installer les tables et les chaises, puis mettre en place la table d’inscription et les panneaux de bienvenue.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les enceintes avant l’ouverture des portes. Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise accessibles, pas cachées derrière le mobilier.
Mettez les boissons au frais dès que possible et préparez le café, le thé et le buffet juste avant l’accueil. Étiquetez les repas spéciaux séparément et briefez l’équipe sur l’enregistrement des invités avant le premier arrivant.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de lancement ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la réunion pour avoir le temps de confirmer les participants, les repas et le stationnement.
Quand préparer les badges nominatifs pour une réunion de lancement ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions et la validation de la liste définitive, généralement 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges et des marqueurs pour les modifications de dernière minute.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, la décoration, la table d’inscription et le buffet. Ajoutez 30 minutes si la présentation et les enceintes doivent être branchées et testées sur place.
Quand tester le vidéoprojecteur et la présentation ?: Effectuez un premier test la veille si possible, puis un second test le jour même, au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités. Vérifiez l’image, le son, les câbles HDMI et les prises électriques utilisées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.