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Auftakttreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Auftakttreffen wirkt erst dann gut vorbereitet, wenn Anmeldung, Programm, Technik und Empfang ineinandergreifen. Beginne mit Ort, Datum und Ablauf und verschicke die Einladungen früh genug, damit du Ernährungswünsche und Parkinformationen noch bearbeiten kannst. In den letzten Tagen folgen Teilnehmerliste, Programmhefte, Namensschilder und Präsentation. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Aufbauplan für Registrierung, Sitzplätze, Buffet und Technik.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen sammeln

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentation abschließen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Teilnehmende betreuen

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • WillkommensschilderAnz. 3
  • BallonsAnz. 40

Büromaterial

  • ProgrammhefteAnz. 60
  • StifteAnz. 70
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 4
  • EtikettenAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • EimerAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Ort, Datum und Programm zuerst fest. Verschicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht kurz vor dem Treffen eintreffen.
  • Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher ab. Markiere Diätmahlzeiten sichtbar und drucke Namensschilder sowie Programmhefte erst nach diesem Abgleich.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Registrierungstisch, Kleiderständer und Beschilderung sollten stehen, bevor Technik und Buffet eingerichtet werden.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Lautsprecher spätestens am Vortag. Öffne die Präsentation einmal vollständig, statt nur die Startfolie zu prüfen.
  • Stelle Kaffee, Tee und kalte Getränke erst kurz vor dem Empfang bereit. Rechne für die Registrierung mit mindestens zwei eingewiesenen Personen, wenn mehr als 30 Gäste erwartet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Auftakttreffen organisieren?
Beginne 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Programm. Die Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Treffen verschickt werden.
Wann muss die Teilnehmerliste für ein Auftakttreffen feststehen?
Schließe die endgültige Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Namensschilder, Programmhefte, Sitzplätze und Diätmahlzeiten passend vorbereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Auftakttreffen?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Dekoration, Technik und Buffet ein. Eine kurze Technikprobe am Vortag reduziert den Zeitdruck am Veranstaltungstag.
Was wird bei einem Auftakttreffen häufig vergessen?
Oft fehlen Parkinformationen, gekennzeichnete Diätmahlzeiten oder ein getestetes HDMI-Kabel. Prüfe diese Punkte spätestens 24 Stunden vorher und weise das Empfangsteam vor dem Einlass ein.

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