Startersbijeenkomst organiseren: complete checklist

Een startersbijeenkomst staat of valt met een strakke voorbereiding: deelnemers moeten weten waar ze parkeren, wat het programma is en waar ze zich melden. Begin met de locatie, datum en inhoud en werk daarna toe naar de definitieve deelnemerslijst. Verzamel dieetwensen op tijd, zodat dieetmaaltijden duidelijk gelabeld klaarstaan. Op de dag zelf vragen vooral registratie, techniek, koffie en thee en de opstelling van tafels en stoelen aandacht. Met deze checklist houd je alle 44 taken en 36 benodigde spullen bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie verzamelen
Definitieve deelnemerslijst maken
Programmafolders printen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentatie afronden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Gasten registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers begeleiden
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbordenaantal 3
Ballonnenaantal 40

Kantoorartikelen

Programmafoldersaantal 60
Pennenaantal 70
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Etikettenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen zodra locatie, datum en programma vaststaan en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en parkeerinformatie; zo hoef je niet in de laatste week achter ontbrekende gegevens aan.
Maak na het sluiten van de aanmeldingen één definitieve deelnemerslijst. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, programmafolders, registratie en het labelen van dieetmaaltijden, zodat er bij ontvangst geen losse briefjes nodig zijn.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verlenghaspels en stekkerdozen vóór de bijeenkomst samen. Sluit de presentatie volledig aan en controleer ook het geluid met de draagbare speakers, niet alleen of het beeld verschijnt.
Plan de opbouw in deze volgorde: tafels en stoelen, registratietafel, techniek, versiering en daarna koffie, thee en buffet. Zet dranken koud voordat gasten arriveren en houd een aparte plek vrij voor gelabelde dieetmaaltijden.
Instrueer het ontvangstteam vóór de eerste gast binnenkomt. Spreek af wie gasten registreert, wie vragen over parkeren of het programma beantwoordt en wie direct inspringt als naamkaartjes of folders ontbreken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een startersbijeenkomst versturen?: Verstuur de uitnodigingen zodra de locatie, datum en het programma vaststaan. Plan de sluiting van de aanmeldingen zo dat je daarna nog tijd hebt voor de definitieve deelnemerslijst, naamkaartjes en catering.
Hoeveel dagen van tevoren moet ik dieetwensen verzamelen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding en controleer de gegevens uiterlijk enkele dagen vóór de bijeenkomst. Label de dieetmaaltijden vóór het buffet wordt klaargezet, zodat het ontvangstteam en de cateraar niet hoeven te zoeken.
Wanneer moet ik de techniek voor een startersbijeenkomst testen?: Sluit laptop, beamer, scherm, HDMI-kabels en speakers vóór de dag zelf minimaal één keer volledig aan. Doe op de locatie opnieuw een test voordat de gasten binnenkomen en leg verlenghaspels en stekkerdozen dan al veilig neer.
Hoe richt ik de ontvangst van een startersbijeenkomst in?: Zet de registratietafel op een zichtbare plek bij de ingang en leg naamkaartjes, deelnemerslijst, programmafolders en pennen klaar. Instrueer het ontvangstteam vóór de opening en laat minstens één persoon beschikbaar blijven voor vragen tijdens het eerste halfuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.