Checklist para organizar una reunión de licitación
Una reunión de licitación necesita más coordinación de la que parece: participantes confirmados, documentación revisada, presentaciones recibidas y equipos probados. Empieza por cerrar la fecha, el lugar y el programa; después controla inscripciones, preferencias dietéticas y preguntas. En los últimos días, prepara acreditaciones, lista de asistentes, catering y materiales de presentación. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a detectar a tiempo lo que suele quedar para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Definir el programa y los horarios
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Llevar la lista de asistencia
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preguntas de los participantes
Compartir la agenda con los ponentes
Recibir presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Confirmar las reservas
Preparar acreditaciones
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Dejar los documentos listos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet y los aperitivos
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Dar soporte técnico a las presentaciones
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Atender el cóctel de networking
2 personas
Despedirse de los participantes
2 personas
Seguimiento
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Recoger y separar la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Empaquetar el equipo de forma segura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Agradecer a los participantes
Archivar el material de presentación
Responder preguntas recibidas
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables HDMIcant. 2
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 4
Vajilla
- Platoscant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Cucharones de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Oficina
- Credencialescant. 50
- Portabadgescant. 50
- Bloc de notascant. 50
- Bolígrafoscant. 60
- Carpetas de presentacióncant. 50
- Pizarra de hojas
- Papel para rotafoliocant. 2
- Rotuladorescant. 2
Decoración
- Sets de mantelescant. 8
- Señales de orientacióncant. 6
- Tarjetas de nombre para mesascant. 8
Limpieza
- Paños de microfibracant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y el programa con al menos 3 semanas de antelación. Comparte la agenda con los ponentes y fija una fecha límite para recibir sus presentaciones.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas hasta 5 días antes. Usa la lista de asistentes para preparar las acreditaciones, imprimir copias y calcular aperitivos y bebidas.
- Revisa cada presentación al menos 3 días antes y guarda una copia en el portátil. Comprueba también que el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los micrófonos y los altavoces sean compatibles.
- Haz una prueba técnica completa 2 horas antes de recibir a los participantes. Prueba el sonido desde los asientos del fondo y deja regletas, cables y enrollacables colocados para evitar tropiezos.
- Prepara la mesa de registro 30 minutos antes del inicio, con acreditaciones, portabadges, lista de participantes y blocs de notas. Enfría las bebidas con antelación y deja los documentos ordenados según el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de licitación?
- Empieza al menos 3 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, ponentes e invitaciones. Reserva los últimos 5 días para cerrar asistentes, preferencias dietéticas, preguntas y documentación.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una reunión de licitación?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la reunión. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para poder imprimir la lista, preparar acreditaciones y ajustar el catering.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una primera prueba 3 días antes, con el portátil y las presentaciones definitivas. Repite la comprobación 2 horas antes del inicio, incluyendo micrófonos, altavoces, cables y conexiones.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos necesito para una reunión de licitación?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua, café y té para las pausas. Prepara los aperitivos según el número final de asistentes y confirma las restricciones dietéticas 5 días antes.
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