Checkliste für ein Ausschreibungstreffen
Ein Ausschreibungstreffen steht und fällt mit einem klaren Ablauf und verlässlichen Unterlagen. Bestätige zuerst Datum, Ort, Programm und Zeiten, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Fragen und hältst Sprecher sowie Präsentationen auf dem aktuellen Stand. In den letzten Tagen prüfst du Raum, Technik, Sitzordnung, Namensschilder, Getränke, Snacks und alle Dokumente. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Anwesenheitsliste führen
Ernährungswünsche erfassen
Fragen von Teilnehmern sammeln
Agenda mit Sprechern teilen
Präsentationen entgegennehmen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Namensschilder vorbereiten
Teilnehmerliste ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
2 Personen
Geräte testen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Dokumente bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Buffet und Häppchen vorbereiten
3 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Präsentationen technisch unterstützen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Networking-Empfang betreuen
2 Personen
Verabschiedung von den Teilnehmern
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher verstauen
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Ausrüstung sicher verpacken
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
Präsentationsmaterial archivieren
Eingegangene Fragen beantworten
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- TellerAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 50
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
Büro
- NamensschilderAnz. 50
- BadgehalterAnz. 50
- NotizblöckeAnz. 50
- KugelschreiberAnz. 60
- PräsentationsmappenAnz. 50
- Flipchart
- Flipchart-PapierAnz. 2
- StifteAnz. 2
Dekoration
- TischdeckensetsAnz. 8
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
- Namensschilder für TischeAnz. 8
Reinigung
- MikrofasertücherAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Ort und Zeitplan feststehen. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einer klaren Frist, zum Beispiel 7 Tage vor dem Treffen.
- Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Termin an und prüfe jede Datei auf Öffnungsprobleme, fehlende Schriften und passende Anschlüsse. Teile die Agenda anschließend mit allen Sprechern.
- Plane die Registrierung für mindestens 30 Minuten vor Beginn. Lege Namensschilder, Badgehalter, die ausgedruckte Teilnehmerliste und Notizblöcke am Registrierungstisch bereit.
- Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher am Vortag gemeinsam. Ein einzelner Funktionstest der Geräte reicht nicht, wenn Anschlüsse oder Ton während des Treffens wechseln.
- Stelle Getränke spätestens 2 Stunden vor dem Empfang kalt und bereite Kaffee, Wasser, Snacks, Teller, Tassen, Gläser und Servierbesteck vor. Kontrolliere außerdem Abfallbehälter, Kleiderständer, Tische und Stühle, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Ausschreibungstreffen einladen?
- Verschicke die Einladung idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze die Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Treffen, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Sitzordnung planen kannst.
- Wann sollte die Technik für ein Ausschreibungstreffen getestet werden?
- Teste Projektor, Leinwand, Laptop und Tonanlage spätestens am Vortag und erneut 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und die Präsentationen der Sprecher.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Ausschreibungstreffens?
- Plane für Raum, Registrierungstisch, Sitzplätze, Präsentationstechnik und Verpflegung mindestens 2 Stunden Aufbauzeit ein. Die Registrierung sollte 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn fertig sein.
- Wann sollte man die Präsentationen für das Ausschreibungstreffen anfordern?
- Bitte die Sprecher mindestens 3 Tage vor dem Termin um ihre Präsentationen. Prüfe die Dateien spätestens am Vortag und lege eine getestete Version auf dem Laptop bereit.
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