Checklist pour organiser une réunion d’appel d’offres
Une réunion d’appel d’offres demande une préparation précise : les participants doivent recevoir les bonnes informations, les intervenants leurs créneaux et la salle être prête avant les premiers arrivants. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, des invitations au rangement du matériel. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, les présentations à vérifier et les tests techniques. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre et garder une vision claire des 53 tâches à réaliser.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Tenir la liste de présence
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les questions des participants
Partager le programme avec les intervenants
Recevoir les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Confirmer les réservations
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer les documents
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des présentations
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Organiser le cocktail networking
2 personnes
Dire au revoir aux participants
2 personnes
Suivi
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Remercier les participants
Archiver le matériel de présentation
Répondre aux questions reçues
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Tables de buffetqté 3
- Table d'inscription
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Microphonesqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Câbles HDMIqté 2
- Rallonges électriquesqté 3
- Multiprisesqté 4
Vaisselle
- Assiettesqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 50
- Couvertsqté 60
- Cuillères de serviceqté 8
- Petits bolsqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
Bureau
- Badges nominatifsqté 50
- Porte-badgesqté 50
- Blocs-notesqté 50
- Stylos à billeqté 60
- Chemises de présentationqté 50
- Paperboard
- Papier pour chevaletqté 2
- Marqueursqté 2
Décoration
- Sets de nappesqté 8
- Panneaux directionnelsqté 6
- Cartes de tableqté 8
Nettoyage
- Chiffons microfibresqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et le programme au moins 3 semaines avant la réunion. Envoyez ensuite les invitations avec l’horaire détaillé, les modalités d’inscription et une date limite de réponse.
- Prévoyez une relance 5 à 7 jours avant la clôture des inscriptions. À ce moment-là, vérifiez les besoins alimentaires, les questions reçues et la liste de présence plutôt que d’attendre la veille.
- Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 3 jours avant l’événement. Ouvrez chaque fichier sur l’ordinateur portable et testez les vidéos, les polices, les câbles HDMI et le projecteur.
- Préparez les badges nominatifs, les porte-badges, la liste imprimée des participants et les documents la veille. Installez une table d’inscription près de l’entrée pour éviter les arrivées dispersées.
- Arrivez au moins 2 heures avant le début pour vérifier l’espace, installer les tables et les chaises, tester les microphones et les haut-parleurs, puis mettre les boissons au frais et préparer les en-cas.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une réunion d’appel d’offres ?
- Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la réunion afin de finaliser les badges, la liste de présence et les besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer une réunion d’appel d’offres ?
- Prévoyez environ 2 heures sur place avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer le mobilier, la table d’inscription, l’espace de présentation et de tester tout le matériel.
- Quand vérifier les présentations des intervenants ?
- Demandez les fichiers au plus tard 3 jours avant la réunion et vérifiez-les dès réception. Refaites un test complet dans la salle la veille ou au moins 2 heures avant le début.
- Que préparer la veille d’une réunion d’appel d’offres ?
- Préparez les badges, les documents et la liste imprimée des participants, puis confirmez les réservations. Vérifiez aussi les boissons, les en-cas, les câbles, les rallonges et les multiprises pour ne pas les chercher le matin même.
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