Checklist para organizar una prueba de rally

Una prueba de rally necesita mucho más que una ruta y una línea de salida. Antes del evento tendrás que cerrar los permisos, el seguro, el reglamento y el sistema de clasificación, además de coordinar a participantes, marshals, cronometradores y equipos de rescate. Esta checklist reúne 63 tareas y 54 materiales para avanzar en el orden correcto. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: la señalización, las baterías, los dorsales y la documentación del día de la prueba.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer la ruta y la clasificación
3 personas
Presentar la documentación del permiso
2 personas
Gestionar el certificado del seguro
Reservar la salida y la meta
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmación a los participantes
Asignar números de dorsal
2 personas
Imprimir la lista de salida
Preparar el libro de ruta
3 personas
Mandar imprimir la guía de ruta
Instruir a los marshals
3 personas
Instruir a los cronometradores
2 personas
Comprobar el plan de rescate y remolque
2 personas
Recorrer la ruta previamente
3 personas
Preparar los carteles de ruta
3 personas
Recoger el material de competición
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar los kits de participantes
3 personas
Cargar baterías y equipos
2 personas
Colocar señales de ruta a lo largo del recorrido
6 personas
Colocar vallas a lo largo de la ruta
6 personas
Montar la zona de salida y meta
6 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Probar el cronometraje
3 personas
Probar las radios de comunicación
3 personas
Realizar la inspección de seguridad de la ruta
4 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Dar la charla informativa del rally
2 personas
Colocar marshals en los puestos
4 personas
Anunciar el orden de salida
2 personas
Hacer comenzar a los participantes
3 personas
Cubrir los puestos de la ruta
10 personas
Registrar los tiempos parciales
4 personas
Gestionar la radio del rally
2 personas
Servir el catering
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar al público al inicio
3 personas
Registrar incidentes
2 personas
Registrar las bajas
2 personas
Realizar el registro de llegada
3 personas
Recibir a los participantes de la meta
3 personas
Calcular el resultado provisional
2 personas
Gestionar el plazo de reclamación
2 personas
Celebrar la entrega de premios
3 personas
Hacer salir al público de forma segura
4 personas

Seguimiento

Dar de baja los puestos de ruta
3 personas
Retirar los carteles de ruta
6 personas
Retirar las barreras
6 personas
Desmontar la zona de salida y meta
6 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar el material de la competición
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar resultados y fotos
2 personas
Enviar los resultados a los participantes por correo
Archivar la documentación del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8

Equipo

Walkie-talkiescant. 16
Baterías de repuestocant. 16
Estaciones de cargacant. 4
Cronómetroscant. 8
Portátilescant. 2
Impresoras
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Torres de iluminación móvilescant. 2

Material deportivo

Banderas de salidacant. 4
Banderas de metacant. 4
Flechas de rutacant. 80
Carteles de rallycant. 50
Dorsalescant. 40
Cinta para dorsalescant. 12
Libros de rutacant. 40
Chalecos con número dorsalcant. 20
Conos de tráficocant. 40
Vallas de control de multitudescant. 30
Cinta de balizamientocant. 12
Puentes de cablecant. 4
Cables de remolquecant. 3
Cronómetro de salida
Carro de manocant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 25
Cascos de seguridadcant. 6
Guantes de nitrilocant. 2
Linternascant. 12
Protección auditivacant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Banner de salida y meta
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta, la clasificación y el reglamento antes de abrir las inscripciones. Así puedes publicar información definitiva y evitar cambios de última hora para los participantes.
Presenta los permisos y tramita el certificado del seguro con varias semanas de margen. Sin esa documentación, la salida puede quedar bloqueada aunque el resto del montaje esté listo.
Recorre la ruta previamente y comprueba cada cruce, flecha y zona de control. Hazlo antes de imprimir la guía de ruta, porque un cambio en el recorrido obliga a revisar mapas, carteles y horarios.
Prepara dorsales, libros de ruta y kits de participantes al menos un día antes. Imprime también la lista de salida y asigna los números cuando las inscripciones ya estén cerradas.
Carga walkie-talkies, cronómetros, portátiles y baterías de repuesto la víspera. El día de la prueba distribuye los equipos antes de colocar las vallas y las señales para que cada responsable sepa qué debe revisar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una prueba de rally?: Empieza varias semanas antes para poder presentar los permisos, gestionar el seguro, reservar la salida y la meta y cerrar la ruta. Deja la última semana para confirmar participantes, imprimir materiales e instruir al equipo.
¿Qué documentos hacen falta para una prueba de rally?: Como mínimo debes preparar la documentación del permiso, el certificado del seguro y el reglamento del concurso. Tenlos revisados antes de publicar el formulario de inscripción y conserva copias para el día del evento.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Cierra las inscripciones con suficiente margen para recoger preferencias dietéticas, enviar confirmaciones, asignar dorsales e imprimir la lista de salida. Como referencia operativa, reserva al menos un día completo para preparar los kits y la documentación.
¿Qué hay que revisar el día anterior a un rally?: Comprueba la ruta, la señalización, las vallas, los equipos de comunicación, los cronómetros y las baterías. También verifica que los libros de ruta, dorsales, botiquines y material de remolque estén cargados y asignados a una persona responsable.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.