Checklist rallywedstrijd organiseren
Een rallywedstrijd organiseren begint niet bij de startvlag, maar bij de route, het reglement en de vergunningen. Daarna leg je de start- en finishlocatie vast, open je de inschrijving en werk je de deelnemersinformatie uit. In de laatste weken draait alles om routeboeken, startnummers, portofoons, tijdwaarneming en veiligheid. Deze checklist helpt je de 63 taken in een logische volgorde af te werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog hoeft te zoeken naar accu’s, afzettingen of routebordjes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en klassement vaststellen
3 personen
Vergunningdocumenten indienen
2 personen
Verzekeringsbewijs regelen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startlijst afdrukken
Routeboek samenstellen
3 personen
Routeboek laten drukken
Marshals instrueren
3 personen
Tijdwaarnemers instrueren
2 personen
Reddings- en sleepplan controleren
2 personen
Route voorrijden
3 personen
Routebordjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
Accu's en apparatuur opladen
2 personen
Routeborden langs route plaatsen
6 personen
Afzettingen langs route plaatsen
6 personen
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Communicatieradios testen
3 personen
Veiligheidscontrole route uitvoeren
4 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Rallybriefing geven
2 personen
Marshals op posten zetten
4 personen
Startvolgorde afroepen
2 personen
Deelnemers laten starten
3 personen
Routeposten bemannen
10 personen
Tussentijden registreren
4 personen
Rallyradio bemannen
2 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek bij start begeleiden
3 personen
Incidenten registreren
2 personen
Uitvallers registreren
2 personen
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
Finishdeelnemers opvangen
3 personen
Voorlopige uitslag berekenen
2 personen
Protesttermijn afhandelen
2 personen
Prijsuitreiking houden
3 personen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
Routeposten afmelden
3 personen
Routeborden verwijderen
6 personen
Afzettingen verwijderen
6 personen
Start- en finishterrein afbreken
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Uitslag en foto's publiceren
2 personen
Deelnemers uitslag mailen
Vergunningstukken archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Portofoonsaantal 16
- Reserveaccu'saantal 16
- Oplaadstationsaantal 4
- Stopwatchesaantal 8
- Laptopsaantal 2
- Printers
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele lichtmastenaantal 2
Sportmateriaal
- Startvlaggenaantal 4
- Finishvlaggenaantal 4
- Routepijlenaantal 80
- Rallybordjesaantal 50
- Startnummersaantal 40
- Startnummertapeaantal 12
- Routeboekenaantal 40
- Rugnummerhesjesaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 40
- Dranghekkenaantal 30
- Afzetlintaantal 12
- Kabelbruggenaantal 4
- Sleepkabelsaantal 3
- Startklok
- Bolderkaraantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Brandblussersaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 25
- Veiligheidshelmenaantal 6
- Nitrilhandschoenenaantal 2
- Zaklampenaantal 12
- Gehoorbeschermingaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
Decoratie
- Startfinishbanner
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route en klassement uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast. Plan daarna tijd voor een volledige voorrit: controleer niet alleen de route, maar ook waar routepijlen, rallybordjes, verkeerskegels en dranghekken moeten komen.
- Dien vergunningdocumenten en het verzekeringsbewijs vroeg in en houd minimaal 4 weken ruimte voor vragen of aanvullingen. Zonder deze documenten kun je de route en veiligheidsinstructies niet definitief maken.
- Sluit de deelnemersadministratie 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd af. Verwerk dan dieetwensen, verstuur de deelnemersbevestiging, wijs startnummers toe en druk zowel de startlijst als de routeboeken.
- Geef marshals en tijdwaarnemers een korte briefing met portofoons, stopwatches en een reserveaccu per operationeel team. Test alle apparatuur de dag ervoor en leg opladers, stekkerdozen en verlengkabels op één centrale plek.
- Maak op de wedstrijddag een aparte controle voor redding en berging. Controleer EHBO-koffers, sleepkabels, bereikbaarheid van de route en het afzetmateriaal voordat de eerste deelnemer vertrekt; plaats routeborden en afzettingen niet pas tijdens de start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een rallywedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met route, klassement, locaties, vergunningen en verzekering. Reserveer de laatste 7 dagen voor deelnemersbevestigingen, startnummers, routeboeken en materiaalcontroles.
- Wanneer moet de inschrijving voor een rallywedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving meestal 7 tot 10 dagen voor de start. Zo houd je tijd over om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken, startnummers toe te wijzen en de startlijst af te drukken.
- Hoeveel portofoons en reserveaccu's heb ik nodig voor een rallywedstrijd?
- Voorzie minimaal één portofoon per marshal- of tijdwaarnemingsteam en houd per team één reserveaccu achter de hand. Test het bereik op de route tijdens de voorrit, niet alleen op het startterrein.
- Wanneer plaats je routebordjes en afzettingen bij een rallywedstrijd?
- Plaats routebordjes, verkeerskegels, dranghekken en afzetlint op de wedstrijddag vóór de briefing en vóór de eerste start. Plan daarvoor minimaal 2 uur en laat daarna een tweede persoon de volledige route nalopen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!