Checklist pour organiser une course de rallye

Une course de rallye se prépare bien avant le jour du départ : le parcours, les autorisations et le règlement doivent être verrouillés en premier. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au briefing des équipes. Elle couvre aussi les oublis fréquents, comme les batteries de secours, les documents remis aux participants et le plan de remorquage. Prévoyez une vérification finale du parcours et du matériel au moins la veille.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et le classement
3 personnes
Déposer les documents de permis
2 personnes
Obtenir le certificat d’assurance
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer la liste de départ
Préparer le roadbook
3 personnes
Faire imprimer le roadbook
Briefer les marshals
3 personnes
Donner des instructions aux chronométreurs
2 personnes
Vérifier le plan de secours et de remorquage
2 personnes
Faire le repérage de l’itinéraire
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les packs participants
3 personnes
Recharger les batteries et l’équipement
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire le long du parcours
6 personnes
Installer des barrières le long du parcours
6 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Tester les radios de communication
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité du parcours
4 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Animer le briefing du rallye
2 personnes
Placer les marshals aux postes
4 personnes
Annoncer l'ordre de départ
2 personnes
Faire démarrer les participants
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
Animer la radio de rallye
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le public au départ
3 personnes
Enregistrer les incidents
2 personnes
Enregistrer les désistements
2 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
3 personnes
Calculer le résultat provisoire
2 personnes
Gérer la période de contestation
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Clôturer les postes du parcours
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Retirer les barrières
6 personnes
Démonter la zone de départ et d'arrivée
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel de compétition
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats et les photos
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants par e-mail
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 16
Batteries de secoursqté 16
Stations de rechargeqté 4
Chronomètresqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pylônes d’éclairage mobilesqté 2

Matériel de sport

Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Flèches de directionqté 80
Panneaux de rallyeqté 50
Numéros de départqté 40
Ruban pour dossardsqté 12
Livrets d’itinéraireqté 40
Dossardsqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 30
Ruban de balisageqté 12
Passages de câblesqté 4
Câbles de remorquageqté 3
Horloge de départ
Chariot à brasqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 25
Casques de sécuritéqté 6
Gants en nitrileqté 2
Lampes de pocheqté 12
Protection auditiveqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Bannière départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Finalisez l’itinéraire, le classement et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent connaître les règles, les horaires et les conditions de participation au moment de s’inscrire.
Déposez les documents administratifs et obtenez le certificat d’assurance plusieurs semaines avant la course. Sans ces éléments, la réservation des lieux de départ et d’arrivée peut rester incertaine.
Faites un repérage complet du parcours quelques jours avant l’épreuve, puis vérifiez les flèches, panneaux, cônes et barrières le matin même. Un changement de route de dernière minute doit être reporté immédiatement dans le roadbook.
Préparez les packs participants, les numéros de départ et les livrets d’itinéraire au moins la veille. Imprimez aussi la liste de départ et gardez quelques exemplaires vierges pour les corrections de dernière minute.
Briefez les signaleurs et les chronométreurs avant l’arrivée des concurrents. Testez les talkies-walkies, rechargez les batteries et confirmez le plan de secours et de remorquage avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de rallye ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de déposer les autorisations, obtenir l’assurance, réserver les lieux, publier les inscriptions et reconnaître le parcours.
Quand faut-il préparer le roadbook d’une course de rallye ?: Préparez une première version après le repérage de l’itinéraire, puis faites l’impression définitive 3 à 7 jours avant la course. Relisez-le encore une fois après la dernière vérification du parcours.
Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant le départ si vous devez attribuer les numéros, prévoir les besoins alimentaires et préparer les packs. Gardez une procédure claire pour les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de rallye ?: Vérifiez les panneaux, barrières, talkies-walkies, chronomètres, batteries, roadbooks et trousses de premiers secours. Contrôlez aussi les horaires des bénévoles et le plan de remorquage au moins 12 heures avant le départ.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.