Checklist para organizar una noche de lotería
Una noche de lotería necesita más que un bombo y algunos premios. Hay que cerrar la sala, controlar las inscripciones, preparar los boletos y dejar listo el orden del sorteo antes de recibir a los participantes. Esta checklist reúne 46 tareas y 40 materiales para avanzar de principio a fin. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: el cambio, las preferencias alimentarias, el sonido y la clasificación de los boletos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Revisar las condiciones de la lotería
Preparar la lista de premios
2 personas
Comprar premios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Encargar boletos y tarjetas de participación
Clasificar los boletos
2 personas
Etiquetar los premios
2 personas
Preparar el orden del sorteo
2 personas
Asignar voluntarios
Gestionar la caja y el cambio
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Preparar las sillas
3 personas
Poner la mesa
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Preparar la mesa de sorteo
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repartir boletos
2 personas
Registrar pagos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el sorteo
Realizar los sorteos de la lotería
3 personas
Entregar premios
2 personas
Registrar los boletos ganadores
2 personas
Cerrar los pagos finales
2 personas
Asegurar el dinero y la administración
2 personas
Seguimiento
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Preparar los premios para los ganadores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mantelescant. 8
- Perchero
Vajilla
- Platoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 100
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas para servircant. 8
- Cuencoscant. 10
Equipo
- Tambor de lotería
- Bolas numeradascant. 100
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Caja registradora
Artículos de oficina
- Boletos de loteríacant. 1000
- Tarjetas de participacióncant. 100
- Bolígrafoscant. 25
- Rotuladores permanentescant. 6
- Portapapelescant. 4
- Sobrescant. 100
- Talonarios de reciboscant. 2
- Calculadorascant. 2
- Bolsitas para el dinero del premiocant. 50
Decoración
- Banner de la lotería
- Globoscant. 80
- Cinta para globoscant. 2
- Tarjetas con númeroscant. 20
Catering
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Limpieza
- Aspiradora
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Consejos
- Cierra la sala y revisa las condiciones de la lotería al menos 3 semanas antes; así sabrás qué materiales, permisos o límites debes respetar.
- Compra y etiqueta los premios cuando falten entre 7 y 10 días. Prepara también el orden del sorteo para no decidirlo mientras llegan los participantes.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 5 días antes. Actualiza la lista justo antes del evento para calcular mesas, sillas, aperitivos y bebidas.
- Clasifica los boletos y prepara las tarjetas de participación como mínimo 2 días antes. Ten bolígrafos, rotuladores, sobres, recibos, calculadoras y cambio en un mismo punto.
- Abre la sala entre 90 y 120 minutos antes. Monta primero mesas y sillas, después las mesas de premios y sorteo, y prueba el altavoz, el micrófono y los cables antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de lotería?
- Empieza unas 3 semanas antes para reservar la sala, revisar las condiciones, preparar los premios y enviar las invitaciones. Deja los materiales clasificados y el orden del sorteo listos 2 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir la sala para una lotería?
- Reserva entre 90 y 120 minutos para abrir y montar la sala. Ese margen permite colocar mesas, sillas, decoración, premios y sorteo, además de probar el sonido y enfriar las bebidas.
- ¿Qué se suele olvidar en una noche de lotería?
- Lo que más se retrasa es preparar el cambio, los talonarios de recibos, las calculadoras y las bolsitas para el dinero del premio. También conviene comprobar las preferencias dietéticas y probar el micrófono antes de abrir.
- ¿Cuándo hay que preparar los premios de la lotería?
- Compra los premios entre 7 y 10 días antes y etiquétalos al recibirlos. Organízalos según el orden del sorteo como mínimo 1 día antes para evitar confusiones durante la partida.
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