Checklist voor een goed georganiseerde loterijavond
Een loterijavond vraagt meer voorbereiding dan alleen prijzen inkopen en loten verkopen. Je moet de voorwaarden controleren, deelnemers en dieetwensen bijhouden en de trekking vooraf logisch indelen. Regel geld, wisselgeld en hulpmiddelen op tijd, zodat de verkoop niet stilvalt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke prijstafel, een geteste geluidsinstallatie en een zaal die vóór binnenkomst klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Loterijvoorwaarden controleren
Prijzenlijst samenstellen
2 personen
Prijzen inkopen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Loten en deelnamekaarten bestellen
Loten sorteren
2 personen
Prijzen labelen
2 personen
Trekkingvolgorde voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
Geldkist en wisselgeld regelen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Tafels dekken
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Prijstafel inrichten
2 personen
Trekkingstafel klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Loten uitgeven
2 personen
Betalingen registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Trekking aankondigen
Loterijtrekkingen uitvoeren
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Winnende loten registreren
2 personen
Laatste betalingen afsluiten
2 personen
Geld en administratie veiligstellen
2 personen
Nazorg
Versiering verwijderen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Prijzen voor winnaars klaarzetten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Tafelkledenaantal 8
- Kledingrek
Servies
- Bordenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 100
- Besteksetsaantal 70
- Serveerplateausaantal 8
- Schaaltjesaantal 10
Apparatuur
- Loterijtrommel
- Genummerde ballenaantal 100
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- Geldkist
Kantoorartikelen
- Loterijlotenaantal 1000
- Deelnamekaartenaantal 100
- Pennenaantal 25
- Watervaste stiftenaantal 6
- Klembordenaantal 4
- Enveloppenaantal 100
- Kassabonboekjesaantal 2
- Rekenmachinesaantal 2
- Prijzengeldzakjesaantal 50
Decoratie
- Loterijbanner
- Ballonnenaantal 80
- Ballonnenlintaantal 2
- Nummerkaartenaantal 20
Catering
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
Tips
- Controleer de loterijvoorwaarden voordat je prijzen of loten bestelt. Leg ook vast wie de trekking uitvoert en hoe je winnende nummers controleert, zodat daar op de avond zelf geen discussie over ontstaat.
- Maak de deelnemerslijst minimaal één week vooraf definitief en verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding. Zo kun je hapjes en tafelschikking afstemmen zonder op het laatste moment te moeten nabellen.
- Sorteer de loten en deelnamekaarten vooraf per verkoop- of uitgiftemoment. Leg pennen, klemborden, rekenmachines en kassabonboekjes bij de ingang klaar; één ontbrekend hulpmiddel kan de registratie direct vertragen.
- Label alle prijzen vóór je de prijstafel inricht en bereid de trekkingvolgorde op papier voor. Gebruik nummerkaarten en watervaste stiften, zodat prijsnummers ook bij drukte duidelijk leesbaar blijven.
- Test speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minstens één uur vóór de start. Zet de trekkingstafel zo neer dat deelnemers de loterijtrommel en genummerde ballen goed kunnen zien, zonder dat kabels in de looproute liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een loterijavond organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, loterijvoorwaarden en prijzenlijst. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de avond en maak de deelnemerslijst 1 week vooraf definitief.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een loterijavond?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 deelnemers voor ontvangst, loten en betalingen. Voeg daarnaast 2 personen toe voor de trekking en 1 persoon voor hapjes en dranken.
- Wanneer moet ik de loterijloten en deelnamekaarten bestellen?
- Bestel loten en deelnamekaarten uiterlijk 3 weken vóór de loterijavond. Houd daarna minstens 2 dagen vrij om de loten te sorteren en eventuele tel- of nummerfouten te controleren.
- Hoe laat moet de zaal klaar zijn voor een loterijavond?
- Open de zaal minimaal 2 uur vóór aanvang. Gebruik het eerste uur voor tafels, stoelen, prijstafel en versiering en reserveer het laatste uur voor geluidscontrole, koelen van dranken en een korte briefing van vrijwilligers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!