Lottoabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestelle Lose und Teilnahmekarten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Lottoabend. Sortiere die Lose anschließend nach Ziehungsreihenfolge, damit am Veranstaltungstag niemand suchen muss.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche eine Woche vorher und aktualisiere die Teilnehmerliste noch einmal zwei Tage vor dem Termin. So kannst du Sitzplätze, Teller, Tassen und Snacks passend vorbereiten.
• Plane für die Kasse ausreichend Wechselgeld und einen Quittungsblock ein. Lege Losnummern, Stifte, Klemmbretter und einen Taschenrechner gemeinsam am Los-Tisch bereit, statt sie auf mehrere Tische zu verteilen.
• Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor Beginn. Öffne den Saal früh genug, damit Tische, Stühle, Tischdecken, Preistisch und Losbox ohne Zeitdruck aufgebaut werden können.
• Kühle Getränke mehrere Stunden vor Einlass und bereite Snacks auf Servierplatten und in Schälchen vor. Beschrifte jeden Preis vor dem Beginn und lege die Ziehungsreihenfolge für die Helfer sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Lottoabend organisieren?

Beginne etwa vier Wochen vorher mit der Saalreservierung, den Losbedingungen und den Einladungen. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin solltest du Lose, Teilnahmekarten und Preise festlegen oder bestellen.

Wie viele Lose braucht man für einen Lottoabend?

Bestelle mindestens ein Los pro erwarteter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 80 Gästen sind das beispielsweise 88 Lose; prüfe vorher, ob die Losbedingungen eine bestimmte Menge oder Nummernfolge verlangen.

Wann sollte man die Preise für den Lottoabend einkaufen?

Kaufe die Preise spätestens eine Woche vor der Veranstaltung ein, damit fehlende Artikel noch ersetzt werden können. Beschrifte und ordne alle Preise am Vortag nach der geplanten Ziehungsreihenfolge.

Wie viel Wechselgeld braucht man beim Lottoabend?

Lege das Wechselgeld nach der erwarteten Teilnehmerzahl und dem Lospreis fest; als praktische Reserve eignen sich etwa 10 bis 20 Prozent des erwarteten Bargeldbedarfs. Zähle die Kasse vor dem Einlass und dokumentiere Einnahmen und Ausgaben mit Quittungsblock und Taschenrechner.

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