Organiser une soirée tombola sans rien oublier
Une soirée tombola demande plus qu’une table de lots et quelques billets. Il faut réserver la salle, vérifier les règles du tirage, suivre les inscriptions et préparer les lots assez tôt pour éviter les achats de dernière minute. Le jour même, l’installation des tables, de la sonorisation et de la caisse doit être terminée avant l’arrivée des participants. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, des premières réservations au rangement du matériel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Vérifier les conditions de la loterie
Établir la liste des prix
2 personnes
Acheter les prix
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Commander des tickets de loterie et des cartes de participation
Trier les tickets de tombola
2 personnes
Étiqueter les prix
2 personnes
Préparer l’ordre du tirage
2 personnes
Répartir les bénévoles
Prévoir la caisse et la monnaie
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Installer la table de tirage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les billets
2 personnes
Enregistrer les paiements
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le tirage au sort
Effectuer les tirages de la loterie
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Enregistrer les tickets gagnants
2 personnes
Clore les derniers paiements
2 personnes
Mettre en sécurité l’argent et les documents
2 personnes
Suivi
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Préparer les prix pour les gagnants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Nappesqté 8
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Assiettesqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 100
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
- Petits bolsqté 10
Équipement
- Tombola
- Ballons numérotésqté 100
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 3
- Caisse
Fournitures de bureau
- Billets de tombolaqté 1000
- Cartes de participationqté 100
- Stylosqté 25
- Marqueurs indélébilesqté 6
- Presse-papiersqté 4
- Enveloppesqté 100
- Carnets de reçusqté 2
- Calculatricesqté 2
- Sachets de prix en argentqté 50
Décoration
- Bannière de loterie
- Ballonsqté 80
- Ruban à ballonsqté 2
- Cartes numérotéesqté 20
Catering
- Thermosqté 4
- Machines à caféqté 2
- Courses
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 6
Nettoyage
- Aspirateur
- Balai et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
Conseils
- Commence par la salle et le règlement : réserve le lieu avant d’envoyer les invitations et vérifie les conditions applicables à la tombola au moins 4 semaines avant la soirée.
- Prépare les lots dès que la liste est arrêtée. Étiquette chaque prix, prévois les sachets pour les lots en argent et garde l’ordre du tirage avec les billets et les cartes de participation.
- Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants et de recueillir les besoins alimentaires.
- Désigne les bénévoles par fonction plutôt que de compter sur une aide spontanée : accueil, caisse, table des prix, tirage et service. Prévois la monnaie et teste la caisse avant l’ouverture.
- Installe la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Teste le microphone et l’enceinte portable, vérifie les rallonges et multiprises, puis refroidis les boissons et prépare les en-cas avant le début du tirage.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée tombola ?
- Prévois environ 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, vérifier les conditions de la loterie, acheter les lots, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
- Quand faut-il acheter les lots d’une tombola ?
- Achète-les idéalement 2 à 3 semaines avant la soirée, dès que la liste des prix est validée. Tu auras le temps de les étiqueter, de préparer les sachets et de corriger un éventuel oubli.
- Combien de temps avant faut-il installer une salle pour une tombola ?
- Commence l’installation au moins 2 heures avant l’accueil. Cela laisse le temps de mettre en place les tables et les chaises, la table des prix, la table de tirage et de tester la sonorisation.
- Que faut-il prévoir pour le tirage d’une tombola ?
- Prépare les billets de tombola, les cartes de participation, les marqueurs, les presse-papiers, la tombola et les ballons numérotés si le tirage les utilise. Vérifie l’ordre du tirage et attribue au moins une personne à la table de tirage avant l’ouverture.
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