Checklist para organizar una noche de cooperativa energética
Una noche de cooperativa energética necesita más coordinación que una charla convencional: hay que conectar el programa, las inscripciones, la parte técnica y la atención a los asistentes. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del lugar hasta la apertura del espacio. También contempla lo que suele quedarse para el final, como las preferencias dietéticas, las presentaciones, los nombres y las pruebas de sonido. Sigue el orden y adapta los plazos al tamaño de tu encuentro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Publicar la promoción en línea
Contactar con organizaciones vecinales
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Responder preguntas de los visitantes
Probar la técnica
2 personas
Recopilar las presentaciones
Preparar los folletos informativos
2 personas
Hacer el plano
Asignar voluntarios
Confirmar inscripciones
Enviar recordatorio
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir material de presentación
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Evento
Colgar el programa
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la técnica
2 personas
Cargar presentaciones
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
Montar el punto de café
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Montar las mesas informativas
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Presentar la apertura
Presentar el programa
Coordinar la primera presentación
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la segunda presentación
2 personas
Coordinar las mesas del taller
6 personas
Repartir las hojas de trabajo
2 personas
Recoger los resultados
3 personas
Preparar el buffet
4 personas
Servir el bufé
4 personas
Marcar las comidas de dieta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar las conversaciones de networking
3 personas
Anotar las acciones pendientes
2 personas
Presentar el cierre
Recopilar citas de seguimiento
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Desmontar el equipo técnico
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Enviar el correo a los participantes
Reponer presentaciones
Gestionar objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Archivar datos de inscripción
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 6
- Mostrador de recepción
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Pizarras de hojascant. 6
- Pizarra blancacant. 2
- Puntero lásercant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencoscant. 12
- Paños de cocinacant. 8
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 90
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Manteles individualescant. 10
- Paneles informativoscant. 8
- Carteles direccionalescant. 8
- Cartelescant. 12
- Plantascant. 10
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Oficina
- Listas de registrocant. 6
- Bolígrafoscant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Tableros de trabajocant. 100
- Notas adhesivascant. 20
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Cinta de papelcant. 6
- Tijerascant. 6
- Portapapelescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de abrir las inscripciones. Así las invitaciones pueden incluir horarios, temas y nombres concretos, y reduces cambios de última hora.
- Abre el formulario con tiempo para recoger preferencias dietéticas y preguntas. Como referencia, deja al menos 7 días entre el cierre de inscripciones y la compra de aperitivos.
- Haz una prueba técnica completa, no solo del proyector: comprueba portátil, cables HDMI, regletas, alargadores, micrófonos inalámbricos y altavoces en la sala donde se celebrará el encuentro.
- Prepara el recorrido de llegada antes del día del evento. El mostrador de recepción, las tarjetas con nombres, el plano y el programa visible deben estar listos antes de abrir la ubicación.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y horarios de relevo. Para una sesión con recepción, ponentes y aperitivos, evita que la misma persona tenga que atender dos puntos a la vez durante la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una noche de cooperativa energética?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del encuentro, cuando el lugar, el programa y los ponentes estén confirmados. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes, con la hora, la dirección y cualquier indicación práctica.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?
- Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes para poder confirmar asistentes, preparar tarjetas con nombres y comprar los aperitivos. Si esperas muchas respuestas, revisa las inscripciones cada día durante la última semana.
- ¿Cuánto dura la prueba técnica antes del evento?
- Reserva al menos 60 minutos en el mismo espacio y con todo el equipo conectado. Prueba las presentaciones, el sonido, los micrófonos y el cambio entre ponentes; hacer una comprobación de 10 minutos el día anterior no suele ser suficiente.
- ¿Qué debo preparar para recibir a los asistentes?
- Coloca el mostrador de recepción, las tarjetas con nombres, el programa y el plano antes de abrir las puertas. Ten también a mano la lista de inscripciones y las respuestas sobre preferencias dietéticas para resolver las primeras preguntas sin retrasos.
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