Checklist pour organiser une soirée de l’énergie coopérative

Une soirée de l’énergie coopérative demande de coordonner les intervenants, les associations locales, les inscriptions et les échanges avec le public. Commencez par réserver le lieu et construire le programme, puis prévoyez assez de temps pour confirmer les participants et tester la technique. Les présentations, les badges et l’affichage du programme sont souvent préparés trop tard. Cette checklist rassemble les 73 tâches et les 58 fournitures nécessaires, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la promotion en ligne
Contacter les associations de quartier
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des visiteurs
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer les supports de présentation
2 personnes
Créer le plan
Répartir les bénévoles
Confirmer les inscriptions
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer le matériel de présentation
Créer des badges nominatifs
2 personnes

Événement

Afficher le programme
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la technique
2 personnes
Charger les présentations
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
Mettre en place le point café
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Aménager les tables d’information
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Présenter l’ouverture
Présenter le programme
Encadrer la première présentation
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la deuxième présentation
2 personnes
Encadrer les tables d'atelier
6 personnes
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
Rassembler les résultats
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les échanges de réseautage
3 personnes
Noter les points d’action
2 personnes
Présenter la clôture
Recueillir les rendez-vous de suivi
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Envoyer l’e-mail aux participants
Commander des présentations supplémentaires
Gérer les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 6
Accueil
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Chevaletsqté 6
Tableau blancqté 2
Pointeur laserqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2
Petits bolsqté 12
Torchons de cuisineqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 90
Badges nominatifsqté 100
Nappesqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Affichesqté 12
Plantesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Bureau

Listes d'inscriptionqté 6
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Feuilles de travailqté 100
Post-itqté 20
Marqueursqté 24
Ruban de papierqté 6
Ciseauxqté 6
Presse-papiersqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de fixer définitivement le programme : vérifiez la capacité, les tables, les chaises, l’accueil et l’espace prévu pour les présentations. Prévoyez aussi le temps d’aérer la salle avant l’arrivée du public.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que les intervenants sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires au même moment, puis envoyez une confirmation et un rappel avant la soirée.
Testez la technique au moins 24 heures avant : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, câbles HDMI, rallonges, multiprises, microphones et haut-parleurs doivent fonctionner ensemble.
Rassemblez les présentations et imprimez les supports avant le jour J. Préparez également les badges nominatifs et l’affichage du programme pour éviter de monopoliser l’accueil à l’ouverture.
Pour les boissons et les en-cas, prévoyez les tasses, gobelets, assiettes, couverts et plateaux avant de faire les courses. Installez les machines à café, bouilloires et thermos dans un espace distinct de l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée de l’énergie coopérative ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, définissez le programme et confirmez les intervenants avant de lancer les invitations et les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une soirée de l’énergie coopérative ?: Envoyez-les dès que le lieu, le programme et les principaux intervenants sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant. Prévoyez ensuite un rappel 5 à 7 jours avant l’événement.
Quand tester la technique avant la soirée ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant, puis vérifiez rapidement les branchements à l’ouverture du lieu. Testez notamment le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les microphones et les haut-parleurs.
Combien de temps prévoir pour préparer la salle ?: Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Ce délai permet d’aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil, afficher le programme et mettre en place les boissons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.