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Energiegenossenschaftsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Energiegenossenschaftsabend braucht mehr als einen reservierten Raum und ein paar Vorträge. Du musst Referenten, Anmeldungen, Technik, Sitzordnung und Verpflegung aufeinander abstimmen. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung – von der Programmplanung bis zum Öffnen und Lüften des Veranstaltungsraums. Besonders leicht vergessen werden Präsentationsmaterial, Ernährungswünsche und ein Techniktest mit genau dem Laptop, Kabel und Beamer, die später vor Ort verwendet werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbung online stellen

  • Nachbarschaftsorganisationen ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherfragen beantworten

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Handouts vorbereiten

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Freiwillige einteilen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Erinnerung senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Präsentationsmaterial drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

Event

  • Programm aufhängen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Technik aufbauen

    2 Personen

  • Präsentationen laden

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Infotische einrichten

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Eröffnung präsentieren

  • Programm vorstellen

  • Erste Präsentation begleiten

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweite Präsentation begleiten

    2 Personen

  • Workshop-Tische betreuen

    6 Personen

  • Arbeitsblätter verteilen

    2 Personen

  • Ergebnisse sammeln

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Netzwerkgespräche moderieren

    3 Personen

  • Aktionspunkte notieren

    2 Personen

  • Abschluss präsentieren

  • Folgetermine sammeln

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Teilnehmermail versenden

  • Präsentationen nachbestellen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • StehtischeAnz. 6
  • Empfangstresen
  • HockerAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • FlipchartsAnz. 6
  • WhiteboardAnz. 2
  • LaserpointerAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • SchälchenAnz. 12
  • KüchentücherAnz. 8

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 90
  • NamensschilderAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 10
  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 8
  • PosterAnz. 12
  • PflanzenAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Büro

  • AnmeldelistenAnz. 6
  • StifteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 100
  • ArbeitsblätterAnz. 100
  • KlebezettelAnz. 20
  • MarkerAnz. 24
  • PapierklebebandAnz. 6
  • ScherenAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Programm mindestens 3 Wochen vorher fest und bestätige die Referenten schriftlich. Plane zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer zwischen den Programmpunkten ein, damit Fragen und Umbauten nicht den Zeitplan verschieben.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche bis spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung. Frage bei unklaren Angaben aktiv nach, statt am Veranstaltungstag einzelne Portionen improvisieren zu müssen.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Tage vorher gemeinsam. Ein Adapter oder ein zweites Verlängerungskabel fehlt oft genau dann, wenn die Präsentation bereits beginnen soll.
  • Drucke Handouts, Namensschilder und Präsentationsmaterial spätestens am Vortag. Hänge das Programm sichtbar auf und erstelle den Lageplan so, dass Empfang, Sitzplätze und Technik auf den ersten Blick erkennbar sind.
  • Teile die Freiwilligen in feste Zeitfenster ein: mindestens eine Person für den Empfang, eine für Technik und eine für die Verpflegung. Öffne den Raum 60 bis 90 Minuten vorher, lüfte ihn und stelle Tische, Stühle, Stehtische sowie Geschirr bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Energiegenossenschaftsabend planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Programmplanung. Referenten, Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Abend feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für den Energiegenossenschaftsabend schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 5 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Handouts und Snacks zuverlässig planen kannst. Sende angemeldeten Personen 1 bis 2 Tage vor dem Termin eine Erinnerung.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einem Energiegenossenschaftsabend?
Plane mindestens 45 Minuten für einen vollständigen Test ein, idealerweise 2 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe dabei nicht nur den Beamer, sondern auch HDMI-Verbindung, Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer und Verlängerungskabel.
Wie früh muss der Veranstaltungsraum geöffnet werden?
Öffne den Raum 60 bis 90 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit kannst du lüften, Mobiliar aufstellen, Empfang und Namensschilder vorbereiten, Präsentationen laden und Kaffee sowie Snacks bereitstellen.

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