Checklist voor een energiecoöperatieavond organiseren

Een energiecoöperatieavond vraagt om meer voorbereiding dan alleen een zaal en een paar sprekers. Je regelt tegelijk het programma, de aanmeldingen, buurtcommunicatie, presentaties en de techniek voor een avond waarop vragen uit de zaal centraal staan. Begin met locatie en programma, open daarna het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen. In de laatste week controleer je presentaties, hand-outs, naamkaartjes, microfoons en de opstelling van tafels en stoelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Promotie online plaatsen
Buurtorganisaties benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers beantwoorden
Techniek testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Hand-outs voorbereiden
2 personen
Plattegrond maken
Vrijwilligers indelen
Aanmeldingen bevestigen
Herinnering versturen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Presentatiemateriaal printen
Naamkaartjes maken
2 personen

Event

Programma ophangen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Techniek opstellen
2 personen
Presentaties laden
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Infotafels inrichten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Opening presenteren
Programma toelichten
Eerste presentatie begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede presentatie begeleiden
2 personen
Workshoptafels begeleiden
6 personen
Werkbladen uitdelen
2 personen
Resultaten verzamelen
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerkgesprekken begeleiden
3 personen
Actiepunten noteren
2 personen
Afsluiting presenteren
Vervolgafspraken verzamelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Techniek afbreken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Deelnemersmail versturen
Presentaties nabestellen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Materialen retourneren
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Flip-oversaantal 6
Whiteboardaantal 2
Laserpointeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Schaaltjesaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 8

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 90
Naamkaartjesaantal 100
Tafelkleedjesaantal 10
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Postersaantal 12
Plantenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Kantoor

Registratielijstenaantal 6
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Werkbladenaantal 100
Plakbriefjesaantal 20
Markeerstiftenaantal 24
Papiertapeaantal 6
Scharenaantal 6
Klembordenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de spreektijden minstens 4 weken vooraf vast. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor de avond op, zodat je dia’s op één laptop kunt testen en hand-outs op tijd kunt printen.
Open het aanmeldformulier zodra locatie en programma definitief zijn, bij voorkeur 3 weken vooraf. Vraag direct naar dieetwensen en laat aanmeldingen uiterlijk 2 dagen voor de avond bevestigen.
Plan de techniekcontrole niet op de dag zelf. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, microfoons en luidsprekers minstens 60 minuten voor ontvangst.
Maak de ruimte geschikt voor zowel luisteren als gesprek: zet stoelen voor het plenaire deel klaar en plan tafels of statafels voor ontmoeting. Hang het programma op en leg naamkaartjes bij de ontvangstbalie.
Reken voor koffie, thee en water op 2 tot 3 drankmomenten per bezoeker bij een avondprogramma van ongeveer 2 uur. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar en controleer vooraf of herbruikbare bekers, kopjes en servies schoon beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een energiecoöperatieavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, het programma en de sprekers. Open de aanmelding ongeveer 3 weken vooraf en sluit de praktische voorbereiding uiterlijk 2 dagen voor de avond af.
Wanneer verstuur ik de uitnodiging voor een energiecoöperatieavond?: Verstuur de eerste uitnodiging zodra locatie, programma en sprekers vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Stuur een herinnering 2 tot 3 dagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor een energiecoöperatieavond?: Plan minstens 1 laptop, 1 beamer, 1 projectiescherm, 2 HDMI-kabels, 2 verlengkabels en 2 stekkerdozen. Gebruik bij een grotere ruimte draadloze microfoons en luidsprekers en reserveer minimaal 60 minuten voor de test.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen regelen?: Vraag dieetwensen uit via het aanmeldformulier en controleer de antwoorden 7 dagen vooraf. Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen voor de avond en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.