Checklist para una noche de canciones bien organizada

Una noche de canciones necesita más coordinación que una reunión con música de fondo. Hay que cerrar el programa, confirmar artistas e invitados, preparar letras y diapositivas, y probar el sonido antes de recibir al público. Esta checklist reúne 74 tareas y 83 materiales para avanzar en el orden correcto. También contempla lo que suele quedar para el último momento: las preferencias dietéticas, las cantidades de comida, los cables y la documentación para artistas e invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
Hacer la reserva del lugar
Contactar a artistas y acompañantes
2 personas
Recopilar actuaciones y canciones
2 personas
Anunciar la noche de canciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Hacer la lista definitiva de invitados
Programar las actuaciones en el horario
2 personas
Revisar las letras
2 personas
Imprimir las letras de las canciones
2 personas
Reunir archivos de música
Preparar las diapositivas de la presentación
2 personas
Probar la técnica en casa
2 personas
Enviar la información de los artistas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Mantener refrigerados los productos perecederos
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir el programa y los carteles
Preparar el equipo
2 personas

Evento

Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas en disposición teatral
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Colocar las letras de las canciones en las sillas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar la música y las diapositivas
2 personas
Recibir a los artistas invitados
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Dar la briefing a los artistas
2 personas
Abrir la entrada y el guardarropa
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Presentar el programa
Acompañar la canción de apertura
3 personas
Coordinar las primeras actuaciones
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
2 personas
Acompañar las segundas actuaciones
3 personas
Hacer cantar al público
2 personas
Interpretar la canción final
3 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Despedida y acompañar a la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Empaquetar de forma segura los restos de comida
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
Recoger el proyector y la pantalla
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Revisar y limpiar los baños
2 personas
Comprobar el inventario y los daños
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Taburetescant. 6
Perchero
Perchascant. 70
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharillascant. 70
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de micrófonocant. 3
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6
Teclado
Soporte para teclado
Atrilescant. 4
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Soportes de lámparascant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Porta-servilletascant. 8
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 3
Globoscant. 40
Guirnaldas de papelcant. 6
Masilla adhesivacant. 4
Cinta de balizamientocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejascant. 6
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Cestas de pancant. 4
Pinzas de servircant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Dispensadores de toallascant. 3

Oficina

Formularios de registrocant. 80
Juego de bolígrafoscant. 10
Pegatinas con nombrecant. 80
Portapapelescant. 4
Bloc de notascant. 4
Impresora
Papel de impresióncant. 2
Fundas para plastificarcant. 20
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Caja registradora o caja de dinero
Cancioneroscant. 80

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de anunciar la noche de canciones. Reserva al menos 4 semanas de margen para contactar a artistas, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones.
No esperes a la víspera para preparar las canciones: recopila las actuaciones, revisa las letras e imprime una copia de cada canción. Guarda además los archivos de música en un portátil o unidad de respaldo.
Haz una prueba técnica completa en casa con los micrófonos, altavoces activos, mesa de mezclas, proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores y regletas. Comprueba cada conexión y lleva cables de repuesto si los tienes.
Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de calcular el catering. Para una sala con actuaciones, distribuye mesas, sillas y taburetes dejando un pasillo despejado hacia la zona de interpretación y el equipo.
Compra primero los productos no perecederos y clasifícalos; deja los perecederos refrigerados hasta el día del evento. Prepara también con antelación el programa, los carteles, las bandejas de servir, las jarras y los termos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de canciones?: Empieza al menos 4 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, contactar a artistas y acompañantes, enviar invitaciones, cerrar inscripciones y preparar las actuaciones sin concentrarlo todo en los últimos días.
¿Cuándo hay que confirmar a los invitados y sus preferencias dietéticas?: Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y ciérralas entre 7 y 10 días antes. Confirma entonces la lista definitiva de invitados para calcular las cantidades de catering y hacer la compra.
¿Cuándo se deben preparar las letras y las diapositivas?: Revisa las letras e introduce las canciones en la presentación al menos 3 días antes. Imprime las letras y prueba el portátil, el proyector, la pantalla y los cables durante una prueba técnica completa antes del evento.
¿Cuántos micrófonos y altavoces hacen falta para una noche de canciones?: El número depende de las actuaciones, pero cada micrófono necesita su cable y, si se utiliza en un soporte, un soporte de micrófono. Cuenta también con una mesa de mezclas, altavoces activos y suficientes regletas y alargadores para conectar todo con seguridad.

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