Checklist voor een goed georganiseerde liedjesavond

Een liedjesavond staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Leg eerst datum, locatie en zaalindeling vast en verzamel daarna de optredens, liedjes en aanmeldingen. Controleer liedteksten en muziekbestanden ruim voor de avond, zodat je nog fouten kunt herstellen. Deze checklist helpt je ook met catering, presentatie, printwerk en de spullen die je pas op het laatste moment dreigt te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Reservering van de locatie maken
Artiesten en begeleiders benaderen
2 personen
Optredens en liedjes verzamelen
2 personen
Liedjesavond aankondigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Definitieve gastenlijst maken
Optredens in tijdschema zetten
2 personen
Liedteksten controleren
2 personen
Liedteksten printen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Presentatieslides voorbereiden
2 personen
Techniek thuis testen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Koelproducten gekoeld bewaren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma en bordjes printen
Apparatuur klaarzetten
2 personen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen in theateropstelling zetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Liedteksten op stoelen leggen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Muziek en slides testen
2 personen
Optredende gasten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Artiestenbriefing geven
2 personen
Entree en garderobe openen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Openingslied begeleiden
3 personen
Eerste optredens begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
2 personen
Tweede optredens begeleiden
3 personen
Publiek laten meezingen
2 personen
Slotlied uitvoeren
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Etensresten veilig verpakken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Projector en scherm opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
Voorraad en schade controleren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Krukkenaantal 6
Garderoberek
Kledinghangersaantal 70
Buffettafelsaantal 3

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Theelepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Karaffenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Microfoonkabelsaantal 3
Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 6
Keyboard
Keyboardstandaard
Muziekstandaardsaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4
Lampstandaardsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 3
Ballonnenaantal 40
Papieren slingersaantal 6
Plakgumaantal 4
Afzetlintaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Broodmandenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekdispensersaantal 3

Kantoor

Registratieformulierenaantal 80
Pennensetsaantal 10
Naamstickersaantal 80
Klembordenaantal 4
Notitieblokkenaantal 4
Printer
Printpapieraantal 2
Lamineerhoezenaantal 20
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4
Stiftenaantal 12
Kassa of geldkist
Liedboekjesaantal 80

Catering

Boodschappen

Tips

Plan optredens niet pas op de dag zelf in: zet alle liedjes uiterlijk een week vooraf in een tijdschema en stuur artiesten hun eigen informatie toe.
Test laptop, mengpaneel, microfoons, actieve speakers, projector en HDMI-kabels thuis of tijdens een generale repetitie. Leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar, zodat je op locatie niet hoeft te improviseren.
Print liedteksten en presentaties minimaal één dag vooraf. Controleer per lied de versie, volgorde en leesbaarheid; een fout in een tekst valt tijdens een gezamenlijk optreden direct op.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bereken de catering op basis van de definitieve gastenlijst. Bewaar koelproducten gekoeld en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf.
Maak de zaalindeling vóór de opbouw: zet stoelen en tafels zo dat iedereen het projectiescherm ziet en plaats buffettafels, garderoberek en microfoonstatieven buiten de looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een liedjesavond organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en artiesten. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor de avond een definitieve gastenlijst hebt.
Wanneer moet ik de liedjes en optredens verzamelen?: Vraag liedjes en optredens uiterlijk 3 weken vooraf op. Zet het definitieve programma en tijdschema minimaal 7 dagen vooraf vast, zodat je teksten, muziekbestanden en presentaties op tijd kunt controleren.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een liedjesavond?: Stem het aantal af op het grootste optreden: één microfoon per gelijktijdige zanger is een praktisch uitgangspunt. Test alle microfoons, kabels en statieven uiterlijk 1 dag vooraf met het mengpaneel en de speakers.
Wanneer moet ik de catering voor een liedjesavond regelen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en bereken de hoeveelheden zodra de gastenlijst sluit, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Doe houdbare boodschappen eerder en koop koelproducten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag vóór het feest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.