Checklist pour organiser une soirée chansons

Une soirée chansons demande plus qu’une liste de morceaux : il faut coordonner les artistes, les paroles, les inscriptions, le repas et la technique. Commencez par fixer la date, le programme et la disposition de la salle, puis avancez vers les invitations et la préparation du contenu. Les dernières vérifications concernent surtout les fichiers musicaux, les branchements, les quantités de catering et les documents imprimés. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Réserver le lieu
Contacter les artistes et les accompagnateurs
2 personnes
Rassembler les spectacles et les chansons
2 personnes
Annoncer la soirée des chansons
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Établir la liste définitive des invités
Planifier les spectacles dans le planning
2 personnes
Vérifier les paroles
2 personnes
Imprimer les paroles
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Préparer les diapositives de présentation
2 personnes
Tester la technique à domicile
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Conserver les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer le programme et les panneaux
Installer le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Disposer les chaises en configuration théâtre
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Disposer les paroles sur les chaises
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester la musique et les slides
2 personnes
Accueillir les invités qui se produisent
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Faire le briefing des artistes
2 personnes
Ouvrir l’entrée et le vestiaire
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner le chant d'ouverture
3 personnes
Encadrer les premières prestations
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Accompagner les deuxièmes spectacles
3 personnes
Faire chanter le public
2 personnes
Interpréter le chant final
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Accompagner l’au revoir et la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Ranger le projecteur et l’écran
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le stock et les dommages
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tabouretsqté 6
Portant à vêtements
Cintresqté 70
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles de microqté 3
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 6
Clavier
Support de clavier
Pieds de microqté 4
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes LEDqté 4
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 3
Ballonsqté 40
Guirlandes en papierqté 6
Colle repositionnableqté 4
Ruban de balisageqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Plateauxqté 6
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Corbeilles à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Distributeurs de serviettesqté 3

Bureau

Formulaires d’inscriptionqté 80
Sets de stylosqté 10
Étiquettes nominativesqté 80
Presse-papiersqté 4
Blocs-notesqté 4
Imprimante
Papier d’impressionqté 2
Pochettes à plastifierqté 20
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Caisse ou caisse à argent
Livrets de chansonsqté 80

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et la salle avant d’annoncer la soirée. Gardez au moins 4 semaines pour contacter les artistes, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis confirmez chaque participant avant d’établir la liste définitive des invités. Une relance 7 jours avant la soirée évite de prévoir des quantités au hasard.
Préparez les paroles et les fichiers musicaux au moins 3 jours à l’avance. Vérifiez chaque chanson, imprimez les paroles et testez chez vous les diapositives, le projecteur et les câbles HDMI.
Prévoyez la technique dans la salle avant l’arrivée du public : table de mixage, microphones, pieds, câbles, rallonges et multiprises doivent être essayés ensemble. Réservez 60 minutes le jour même pour un test complet.
Calculez le catering à partir de la liste définitive, puis séparez les produits non périssables des produits réfrigérés. Préparez les en-cas le jour même et imprimez le programme ainsi que les panneaux avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée chansons ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les artistes, recueillir les inscriptions et préparer les chansons sans travailler dans l’urgence.
Quand envoyer les invitations pour une soirée chansons ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la soirée afin d’avoir le temps de confirmer les participants et de calculer le catering.
Quand tester le matériel audio et le projecteur ?: Faites un premier test à domicile au moins 3 jours avant l’événement, puis un second test dans la salle environ 60 minutes avant l’arrivée des invités. Vérifiez notamment les microphones, la table de mixage, les rallonges et les câbles HDMI.
Quand préparer les paroles et le programme ?: Vérifiez les paroles et rassemblez les fichiers musicaux 3 jours avant la soirée. Imprimez les paroles, le programme et les panneaux au plus tard la veille, pour pouvoir corriger une erreur à temps.

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