Liederabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Liederabend braucht mehr Vorbereitung als nur eine Liste schöner Lieder. Du musst Auftritte koordinieren, Liedtexte und Präsentation rechtzeitig prüfen, Gäste verbindlich erfassen und die Technik vor dem Veranstaltungstag testen. Plane außerdem Sitzplätze, Garderobe, Getränke und Buffet so, dass Sängerinnen, Begleitpersonen und Publikum gut durch den Abend kommen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminabsprache bis zum Ausdruck von Programm und Beschilderung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Standort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Location reservieren
Künstler und Betreuer kontaktieren
2 Personen
Auftritte und Lieder sammeln
2 Personen
Liederabend ankündigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Endgültige Gästeliste erstellen
Auftritte in den Zeitplan setzen
2 Personen
Liedtexte prüfen
2 Personen
Liedtexte ausdrucken
2 Personen
Musikdateien sammeln
Präsentationsfolien vorbereiten
2 Personen
Technik zu Hause testen
2 Personen
Künstlerinformationen versenden
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lagerbestände sortieren
2 Personen
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Programm und Schilder drucken
Ausrüstung bereitstellen
2 Personen

Event

Saal öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle in Theaterbestuhlung aufstellen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Liedtexte auf die Stühle legen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Musik und Folien testen
2 Personen
Tretende Gäste empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Künstlerbriefing geben
2 Personen
Eingang und Garderobe öffnen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Eröffnungslied begleiten
3 Personen
Erste Auftritte begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pause ankündigen
Buffet auffüllen
2 Personen
Zweite Auftritte begleiten
3 Personen
Publikum zum Mitsingen animieren
2 Personen
Abschlusslied aufführen
3 Personen
Dankesrede halten
Verabschiedung und Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Essensreste sicher verpacken
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
Beamer und Leinwand aufräumen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
Bestände und Schäden prüfen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
HockerAnz. 6
Garderobenständer
KleiderbügelAnz. 70
BuffetischeAnz. 3

Geschirr

WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 80
TortenplattenAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
TeelöffelAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
MikrofonkabelAnz. 3
Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 6
Keyboard
Keyboardständer
NotenständerAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 4
LampenständerAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 3
BallonsAnz. 40
PapiergirlandenAnz. 6
KleberAnz. 4
AbsperrbandAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
TablettsAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
BrotkörbeAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllsackhalterAnz. 4
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 3
HandtuchspenderAnz. 3

Büro

RegistrierungsformulareAnz. 80
StiftesetsAnz. 10
NamensaufkleberAnz. 80
KlemmbretterAnz. 4
NotizblöckeAnz. 4
Drucker
DruckpapierAnz. 2
LaminierhüllenAnz. 20
KlebebandAnz. 4
ScherenAnz. 4
StifteAnz. 12
Kasse oder Geldkasse
LiederbücherAnz. 80

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm nicht erst in der letzten Woche fest: Sammle Auftritte und Lieder frühzeitig und setze sie anschließend in einen Zeitplan. So erkennst du rechtzeitig Lücken, Überschneidungen und Pausen.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Laptop und Projektor mindestens einmal zu Hause und prüfe vor Ort zusätzlich HDMI- und Verlängerungskabel. Ein Ersatzkabel gehört griffbereit zur Technik.
Bestätige Anmeldungen erst nach Erfassung der Ernährungswünsche und erstelle danach eine endgültige Gästeliste. Rechne die Cateringmengen mit dieser Liste, nicht mit den ursprünglichen Einladungszahlen.
Drucke Liedtexte, Künstlerinformationen, Programm und Schilder spätestens am Vortag. Lege zusätzliche Exemplare der Liedtexte bereit, falls Gäste ohne Ausdruck erscheinen.
Plane die Raumaufteilung mit Sitzplätzen, Auftrittsbereich, Buffet und Garderobe. Stelle Tische und Stühle so auf, dass der Weg zu Mikrofonen, Projektionsfläche und Getränken frei bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Liederabend planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Künstlerkontakte, Einladungen und Anmeldungen brauchen meist mehrere Wochen, während Ausdrucke und Einkäufe in den letzten 2 bis 3 Tagen folgen können.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Liederabend?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Ergänze Wasser in Karaffen sowie Wein- und Wassergläser; die genaue Menge hängt von der Dauer und der Zahl der Gäste ab.
Wann sollte ich Liedtexte und Präsentationsfolien vorbereiten?: Prüfe die Liedtexte spätestens 7 Tage vor dem Abend und stelle die endgültige Präsentation mindestens 3 Tage vorher zusammen. Teste die Dateien danach einmal mit Laptop, Projektor und Lautsprechern.
Wie viele Sitzplätze und Mikrofone braucht ein Liederabend?: Plane einen Sitzplatz pro bestätigtem Gast und halte 2 bis 4 zusätzliche Plätze bereit. Für die Technik brauchst du mindestens ein Mikrofon pro gleichzeitig auftretender Person; prüfe die Zahl anhand des konkreten Programms.

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