Checklist para organizar una masterclass sin olvidos

Una masterclass necesita más que un buen ponente: el programa, las inscripciones, los materiales y la parte técnica deben encajar en un mismo calendario. Esta checklist reúne 47 tareas y 47 elementos para preparar la sesión desde los objetivos de aprendizaje hasta el registro de participantes. También contempla lo que suele retrasarse, como recoger preferencias dietéticas, probar el vídeo y comprobar cada cable antes de abrir las puertas. Sigue el orden del plan y reserva tiempo para una prueba completa del espacio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer el programa y los objetivos de aprendizaje
2 personas
Confirmar ponente y moderador
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir hojas de trabajo y evaluaciones
Comprobar la presentación y el vídeo
2 personas
Confirmar el pedido de catering
Confirmar las reservas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Conectar el proyector y el portátil
2 personas
Probar el micrófono y el sonido
2 personas
Colocar los materiales de trabajo sobre las mesas
2 personas
Montar el punto de café y el mostrador de registro
2 personas
Preparar aperitivos y almuerzo
2 personas

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir la masterclass
Coordinar la presentación
2 personas
Guiar la dinámica y el trabajo en grupo
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Montar el aperitivo de networking
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Montar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Facilitar conversaciones de networking abiertas
2 personas
Repartir formularios de evaluación
Cerrar la masterclass

Seguimiento

Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
Recoger y separar la basura
2 personas
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar la cocina y el área de catering
2 personas
Limpiar la sala y los baños
2 personas
Contar los materiales restantes
Devolver el material prestado
2 personas
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Taburetescant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Clicker
Atril de papelógrafo
Amplificador WiFi

Oficina

Bloc de rotafoliocant. 3
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 55
Tarjetas de nombrecant. 55
Portabadgescant. 55
Notas adhesivascant. 12
Mandos de votacióncant. 50

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 5
Pancartas con nombrescant. 4

Iluminación

Luces decorativascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 60
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Bandejas térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y los objetivos de aprendizaje antes de enviar las invitaciones. Así podrás explicar con claridad la duración, el nivel y lo que los participantes deben llevar o esperar.
Confirma al ponente y al moderador con antelación, y prepara una versión final de la presentación al menos 48 horas antes. Prueba también el vídeo, el portátil, el proyector, el micrófono y el sonido en la sala.
No esperes al día anterior para gestionar las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas y revisa la lista definitiva de participantes entre 24 y 48 horas antes para preparar tarjetas de nombre, hojas de trabajo y evaluaciones.
Reserva la última hora antes de la llegada para montar mesas y sillas, colocar los materiales de trabajo, preparar el registro y conectar la tecnología. Deja adaptadores HDMI, regletas y alargadores a mano: suelen faltar cuando más se necesitan.
Planifica el café, las bebidas, los aperitivos y el almuerzo según el número confirmado de asistentes. Enfría las bebidas con varias horas de margen y comprueba baños, señalización y punto de recepción antes de empezar el registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una masterclass?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para definir el programa, confirmar al ponente, abrir las inscripciones y reservar el espacio. Haz la revisión final de asistentes, catering y materiales entre 24 y 48 horas antes.
¿Qué hay que preparar el día antes de una masterclass?: Deja lista la presentación, el vídeo, las hojas de trabajo, las evaluaciones y las tarjetas de nombre. Confirma también el pedido de catering, enfría las bebidas y reúne cables, adaptadores, micrófono, altavoces y clicker.
¿Cuánto tiempo antes hay que llegar para montar una masterclass?: Calcula al menos 60 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese margen permite montar mesas y sillas, preparar el registro, colocar los materiales y hacer una prueba completa de proyección y sonido.
¿Cómo organizar el registro de participantes en una masterclass?: Coloca la mesa de registro en la entrada y prepara la lista definitiva, tarjetas de nombre y portabadges. Abre la recepción entre 15 y 30 minutos antes del inicio para registrar asistentes sin retrasar la sesión.

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