Masterclass organiseren: complete checklist

Een masterclass vraagt meer voorbereiding dan alleen een goede spreker en een presentatie. Je moet leerdoelen, deelnemers, techniek, werkmaterialen en catering op elkaar afstemmen. Begin met het programma en bevestig daarna spreker, moderator en locatie. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, dieetwensen en presentaties; op de dag zelf draait alles om een vlotte ontvangst en een geteste opstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en leerdoelen vastleggen
2 personen
Spreker en moderator bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Naamkaartjes voorbereiden
Werkbladen en evaluaties printen
Presentatie en video controleren
2 personen
Cateringbestelling bevestigen
Reserveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Projector en laptop aansluiten
2 personen
Microfoon en geluid testen
2 personen
Werkmaterialen op tafels leggen
2 personen
Koffiepunt en registratiebalie inrichten
2 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Masterclass openen
Presentatie begeleiden
2 personen
Werkvorm en groepsopdracht begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
2 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Open netwerkgesprekken begeleiden
2 personen
Evaluatieformulieren uitdelen
Masterclass afsluiten

Nazorg

Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Keuken en cateringruimte schoonmaken
2 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven materialen tellen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Clicker
Flip-overstandaard
Wifiversterker

Kantoor

Flip-overblokkenaantal 3
Stiftenaantal 24
Balpennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 55
Naamkaartjesaantal 55
Badgehoudersaantal 55
Plakbriefjesaantal 12
Stemapparaatjesaantal 50

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 5
Naambordjesaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Karaffenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma en leerdoelen uiterlijk vier weken vooraf vast. Bevestig daarna spreker en moderator, zodat uitnodigingen de juiste tijden en inhoud bevatten.
Verstuur uitnodigingen zodra het programma staat en verwerk aanmeldingen doorlopend. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk twee werkdagen vooraf en verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief bevestigt.
Test laptop, projector, HDMI-kabel, adapter, clicker, microfoon en luidsprekers minimaal één dag vooraf. Leg ook stekkerdozen en verlengkabels klaar; een ontbrekende adapter is op locatie lastig te vervangen.
Maak naamkaartjes, badgehouders, werkbladen, evaluaties, notitieblokken en balpennen uiterlijk de dag ervoor compleet. Leg werkmaterialen per tafel klaar, zodat registratie en start niet vertragen.
Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor de opbouw. Richt registratiebalie en koffiepunt in, controleer toiletten en locatie, zet tafels en stoelen klaar en koel dranken vóór de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een masterclass organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met programma, leerdoelen, spreker, moderator en locatie. Plan de laatste inhoudelijke controle twee werkdagen voor de masterclass.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een masterclass versturen?: Verstuur de uitnodigingen zodra programma en tijden definitief zijn, bij voorkeur vier weken vooraf. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de masterclass af, zodat je de deelnemerslijst en catering kunt controleren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een masterclass op te bouwen?: Reken op minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, presentatieruimte, registratiebalie, koffiepunt en materialen. Test microfoon, geluid en presentatie vóór de ontvangst begint.
Wanneer bevestig ik de catering voor een masterclass?: Bevestig de catering nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd, meestal twee tot drie werkdagen vooraf. Zet hapjes, lunch, koffie en thee pas op de dag zelf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.