Checklist pour organiser une masterclass sans rien oublier

Une masterclass réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et les intervenants, puis les inscriptions, les supports et la logistique du lieu. Cette checklist couvre les 47 tâches du projet, de la définition des objectifs d’apprentissage jusqu’à l’accueil des participants. Elle prévoit aussi les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les adaptateurs HDMI, les badges ou le test du micro. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et avancer étape par étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et les objectifs d’apprentissage
2 personnes
Confirmer l'intervenant et le modérateur
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les fiches de travail et les évaluations
Vérifier la présentation et la vidéo
2 personnes
Confirmer la commande traiteur
Confirmer les réservations
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Tester le micro et le son
2 personnes
Placer le matériel de travail sur les tables
2 personnes
Aménager le point café et le bureau d'accueil
2 personnes
Préparer les collations et le déjeuner
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la masterclass
Animer la présentation
2 personnes
Animer la méthode de travail et le travail de groupe
3 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Animer les échanges de réseautage ouverts
2 personnes
Distribuer les formulaires d’évaluation
Clôturer la masterclass

Suivi

Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la cuisine et l’espace de restauration
2 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
2 personnes
Compter le matériel restant
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur
Chevalet de conférence
Amplificateur Wi-Fi

Bureau

Blocs pour chevaletqté 3
Marqueursqté 24
Stylos à billeqté 60
Blocs-notesqté 55
Badges nominatifsqté 55
Porte-badgesqté 55
Post-itqté 12
Boîtiers de voteqté 50

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 5
Badges nominatifsqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le programme et les objectifs d’apprentissage avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Confirmez l’intervenant et le modérateur avant de finaliser les supports. Vérifiez la présentation et la vidéo sur l’ordinateur portable qui sera utilisé le jour J, plutôt que sur un autre appareil.
Préparez les badges nominatifs, les porte-badges, les blocs-notes et les stylos au moins la veille. Placez le matériel de travail sur les tables avant l’arrivée des participants pour éviter de bloquer l’accueil.
Testez le projecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur, le micro sans fil et les haut-parleurs avant l’ouverture. Gardez aussi les multiprises et rallonges accessibles : elles sont souvent nécessaires quand les tables changent de disposition.
Organisez l’accueil séparément du point café et prévoyez une personne pour enregistrer les participants. Refroidissez les boissons et préparez les collations et le déjeuner avant le début de la première séquence, pas pendant les présentations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une masterclass ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour définir le programme, confirmer l’intervenant, ouvrir les inscriptions et réserver le lieu. Gardez les 2 derniers jours pour les impressions, les achats et les tests techniques.
Quand envoyer les invitations pour une masterclass ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Laissez au moins 7 jours pour les inscriptions et les besoins alimentaires, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu.
Que faut-il tester avant une masterclass ?: Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, la vidéo, le câble HDMI, l’adaptateur, le micro et les haut-parleurs la veille. Refaites un contrôle rapide 30 minutes avant l’arrivée du public.
Quand préparer les badges et les supports de travail ?: Imprimez les badges nominatifs, les fiches de travail et les évaluations au plus tard la veille, après avoir vérifié la liste des participants. Disposez les blocs-notes, les stylos et les autres supports sur les tables avant l’ouverture de l’accueil.

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