Masterclass organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Masterclass steht und fällt mit klaren Lernzielen, funktionierender Technik und einem reibungslosen Empfang. Lege zuerst Programm und Referent fest, verschicke danach die Einladungen und behalte Anmeldungen sowie Ernährungswünsche im Blick. In den letzten Tagen prüfst du Präsentation, Arbeitsblätter, Catering und Reservierungen. Am Veranstaltungstag brauchst du einen eingerichteten Präsentationsraum, getesteten Ton und einen betreuten Registrierungstisch.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Programm und Lernziele festlegen
2 Personen
Referent und Moderator bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
Namensschilder vorbereiten
Arbeitsblätter und Auswertungen drucken
Präsentation und Video prüfen
2 Personen
Cateringbestellung bestätigen
Reservierungen bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Getränke kühlen
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Projektor und Laptop anschließen
2 Personen
Mikrofon und Ton testen
2 Personen
Arbeitsmaterialien auf die Tische legen
2 Personen
Kaffeepunkt und Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Snacks und Mittagessen bereitstellen
2 Personen
Event
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Masterclass eröffnen
Präsentation moderieren
2 Personen
Arbeitsform und Gruppenaufgabe begleiten
3 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Offene Netzwerkgespräche begleiten
2 Personen
Evaluierungsbögen verteilen
Masterclass abschließen
Nachbereitung
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Küche und Cateringbereich reinigen
2 Personen
Saal und Toiletten reinigen
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien zählen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Clicker
- Flipchartständer
- WLAN-Verstärker
Büro
- Flipchart-BlöckeAnz. 3
- StifteAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 60
- NotizblöckeAnz. 55
- NamensschilderAnz. 55
- BadgehalterAnz. 55
- KlebezettelAnz. 12
- AbstimmgeräteAnz. 50
Dekoration
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 5
- NamensschilderAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
- KaraffenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- WarmhalteschalenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Lernziele spätestens drei Wochen vorher fest und bestätige den Referenten sowie die Moderation schriftlich. So lassen sich Einladungen mit einem vollständigen Ablauf verschicken.
- Schließe die Anmeldung zwei bis drei Tage vor der Masterclass ab. Prüfe dann die Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Namensschilder, statt Änderungen erst beim Empfang zu bearbeiten.
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Clicker und Mikrofon am Vortag gemeinsam. Eine Präsentation kann auf dem Laptop funktionieren und am Projektor trotzdem falsch dargestellt werden.
- Stelle Arbeitsblätter, Notizblöcke, Stifte und Abstimmgeräte vor Beginn auf die Tische. Lege außerdem eine Ersatzlösung für den Fall bereit, dass WLAN oder Präsentationstechnik ausfällt.
- Plane für Aufbau und Technik mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Kontrolliere dabei auch Toiletten, Sitzordnung, Kaffeepunkt, Getränke, Snacks und Mittagessen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Masterclass planen?
- Beginne idealerweise drei bis vier Wochen vorher mit Programm, Lernzielen und Referent. Einladungen sollten mindestens zwei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wann sollte die Technik für eine Masterclass getestet werden?
- Teste Präsentation, Laptop, Projektor, HDMI-Verbindung, Mikrofon und Ton am Vortag. Am Veranstaltungstag genügt ein kurzer Funktionstest, sofern sich an der Aufstellung nichts geändert hat.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Masterclass?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Präsentationsraum und Technik ein. Für einen Raum mit zusätzlicher Bestuhlung, Catering oder mehreren Technikkomponenten sind zwei Stunden sicherer.
- Wann soll man Catering und Teilnehmerzahl bestätigen?
- Bestätige Catering und Reservierungen zwei bis drei Werktage vorher anhand der geprüften Teilnehmerliste. Kaufe verderbliche Getränke und Snacks möglichst am Vortag und kühle die Getränke rechtzeitig.
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