Cómo organizar una formación y una sesión de networking

Organizar una formación con networking requiere coordinar contenido, participantes y logística en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y cerrar el programa; después gestiona las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información que recibirá cada asistente. En los días previos, prepara el material de formación, las acreditaciones y las actividades para conectar a los participantes. El día del evento, prueba la tecnología, monta el registro y deja listo el café, las bebidas y el buffet antes de que llegue el primer grupo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Reservar el lugar
5
Cerrar acuerdos de catering
6
Confirmar el programa
7
Enviar información a los participantes
8
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
9
Imprimir hojas de trabajo
10
Preparar actividades de networking
2 personas
11
Hacer la compra
2 personas
12
Comprobar el catering
13
Recoger la llave del local
14
Ventilar el espacio
15
Montar mesas
3 personas
16
Preparar las sillas
2 personas
17
Preparar el material de formación
2 personas
18
Conectar el proyector
19
Montar la mesa de registro
2 personas
20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Preparar café y té
2 personas
22
Montar el buffet
3 personas
23
Instruir al equipo de recepción
2 personas

Evento

24
Registrar a los participantes
2 personas
25
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
26
Dar la introducción al entrenamiento
27
Coordinar la ronda de networking
2 personas
28
Organizar la pausa del café
2 personas
29
Rellenar las bebidas
30
Guiar los ejercicios
2 personas
31
Moderar la ronda de preguntas
32
Servir el bufé de cena
3 personas
33
Reponer el bufé y las mesas
2 personas
34
Facilitar el networking libre
2 personas
35
Gestionar el cierre
36
Repartir formularios de feedback

Seguimiento

37
Recoger la vajilla
2 personas
38
Separar y desechar los residuos
2 personas
39
Lavar la vajilla
2 personas
40
Recoger mesas y sillas
3 personas
41
Limpiar el espacio
2 personas
42
Apagar el equipo
43
Empaquetar materiales
2 personas
44
Cerrar el recinto
45
Devolver los objetos prestados
46
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 50
Mesas de buffetcant. 2
Percheroscant. 2

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMI
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Entrenamiento

Pizarra de hojas
Hojas de rotafoliocant. 2
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Bloc de notascant. 50
Bolígrafoscant. 50
Tableros de trabajocant. 50
Tarjetas de visitacant. 100

Registro

Tarjetas de nombrecant. 50
Portabadgescant. 50
Lista de registrocant. 2
Formularios de feedbackcant. 50

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasos para aguacant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Bandejas de servir con tapacant. 4

Decoración

Manteles runnerscant. 6
Jarroncitoscant. 6

Limpieza

Lavavajillas
Esponjascant. 6
Paños de limpiezacant. 8
Cuboscant. 2
Recogedor y escoba
Fregonascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar la información definitiva. Envía a los participantes el horario, la dirección, las indicaciones de llegada y lo que deben llevar al menos 5 días antes.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering entre 7 y 10 días antes. Comprueba las cantidades y las opciones disponibles cuando llegue el pedido.
Haz una prueba completa del portátil, el proyector, la pantalla y el cable HDMI 24 horas antes. Lleva cables alargadores y regletas preparados: descubrir que falta una conexión al empezar retrasa todo el registro.
Prepara las tarjetas de nombre, la lista de registro, los portabadges y los formularios de feedback en la misma mesa. Coloca también bolígrafos y divide las acreditaciones por orden alfabético para que cada llegada tarde menos de 2 minutos.
Reserva al menos 60 minutos para ventilar el espacio y montar mesas, sillas, buffet y material antes de la apertura. Enfría las bebidas y prepara café y té 30 minutos antes; así el equipo de recepción puede concentrarse en registrar a los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación con networking?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, confirmar el programa y cerrar el catering. Deja las confirmaciones finales, las tarjetas de nombre y la prueba técnica para la última semana.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y gestionar las inscripciones?: Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, preparar el registro y ajustar el catering.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una formación?: El día anterior comprueba el programa, imprime las hojas de trabajo, prepara las actividades de networking y prueba el proyector con el portátil. También conviene ordenar las tarjetas de nombre y confirmar con el catering la hora de entrega.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio antes del evento?: Calcula al menos 60 minutos para montar mesas, sillas, buffet, registro y material de formación. Añade otros 30 minutos si necesitas conectar la pantalla, preparar café y té o resolver una entrega del catering.

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