Checkliste für die Organisation einer Mediationstraining
Eine Mediationstraining braucht mehr Vorbereitung als ein normaler Seminartag: Neben Termin, Raum und Trainer müssen Fälle, Rollenspiele und Arbeitsmaterialien zusammenpassen. Plane zuerst Ablauf und Teilnehmerzahl, danach Verpflegung, Technik und Sitzordnung. Kurz vor dem Termin werden Anmeldungen, Ernährungswünsche und Namensschilder leicht übersehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum vorbereiteten Trainingsraum.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Trainingsdatum festlegen
Trainingsort reservieren
Trainer bestätigen
Programm erstellen
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Anmeldebestätigungen versenden
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Cateringmengen berechnen
Trainingsmaterial überprüfen
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
Fälle zusammenstellen
2 Personen
Rollenspiele zuteilen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Location öffnen
2 Personen
Raum lüften
Tische aufstellen
2 Personen
Stühle im Kreis aufstellen
2 Personen
Pausentische einrichten
Präsentation testen
2 Personen
Materialien pro Tisch bereitlegen
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
Event
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Begrüßung und Programm erläutern
Trainingsziele besprechen
Mediationsmodell erklären
Übung zum aktiven Zuhören begleiten
2 Personen
Kaffeepause organisieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Rollenspiele begleiten
3 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Buffet und Getränke auffüllen
2 Personen
Vertiefenden Fall begleiten
2 Personen
Feedbackrunden anleiten
2 Personen
Folgetermine festlegen
Abschluss organisieren
Nachbereitung
Arbeitsblätter und Materialien sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
2 Personen
Geräte ausschalten
Materialien einlagern
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Teilnehmerinformationen nachsenden
Trainingsmaterial archivieren
Geliehene Sachen zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Flipchartständer
- PausentischeAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-Kabel
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kabelloser Presenter
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 24
- WassergläserAnz. 24
- TellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
Küche
- Kaffeemaschine
- Wasserkocher
- ThermoskannenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
Trainingsmaterial
- Flipchart-BlöckeAnz. 2
- StifteAnz. 24
- Post-itsAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 24
- NotizblöckeAnz. 24
- NamensschilderAnz. 24
- FallmappenAnz. 8
- ArbeitsmappenAnz. 24
- TischnummernAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- SpülbürstenAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 6
- Müllsackhalter
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Trainingsablauf fest, bevor du Fälle und Rollenspiele zuteilst. Plane für jede Übung ein konkretes Zeitfenster und halte zusätzlich mindestens 15 Minuten Puffer für Rückfragen bereit.
- Prüfe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vorher und verschicke dann die Teilnehmerinformationen. Ernährungswünsche solltest du ebenfalls spätestens eine Woche vor dem Training abschließen, damit die Cateringmengen stimmen.
- Teste Präsentation, Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel nicht erst am Veranstaltungstag. Ein vollständiger Test am Vortag verhindert, dass der Trainingsbeginn wegen fehlender Technikanschlüsse später startet.
- Bereite die Materialien pro Tisch am Vorabend vor: Fallmappen, Arbeitsblätter, Notizblöcke, Kugelschreiber, Stifte und Post-its. Lege mindestens ein vollständiges Set pro Teilnehmer bereit und halte einige Ersatzsets zurück.
- Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Lüfte zuerst, stelle die Stühle im Kreis auf und richte danach Tische, Flipchartständer und Pausentische ein; so bleibt Zeit für Getränke, Namensschilder und einen letzten Techniktest.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Mediationstraining organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Trainingsort und Trainer. Verschicke die Einladungen anschließend so, dass du mindestens 14 Tage für Anmeldungen und Rückfragen hast.
- Wann muss ich die Teilnehmer einer Mediationstraining einteilen?
- Teile Rollenspiele und Fälle spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Training zu, sobald die Teilnehmerliste weitgehend feststeht. So kannst du fehlende Angaben oder kurzfristige Absagen noch berücksichtigen.
- Wie viel Vorbereitungszeit braucht der Raum am Trainingstag?
- Plane mindestens 60 Minuten für Öffnen, Lüften, Bestuhlung, Pausentische und Materialverteilung ein. Rechne weitere 15 Minuten ein, wenn die Präsentation oder der Beamer vor Ort eingerichtet werden müssen.
- Wie berechne ich Getränke und Catering für eine Mediationstraining?
- Kalkuliere für das erste Trainingsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 bis 2 pro Stunde. Bestimme die Cateringmenge erst nach Ablauf der Anmeldefrist und ziehe dokumentierte Ernährungswünsche in die Bestellung ein.
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