Checklist para organizar una formación de ventas sin olvidos
Organizar una formación de ventas requiere coordinar participantes, contenidos, sala y tecnología en el orden correcto. Primero cierra la lista de asistentes, las inscripciones, el lugar y el formador; después prepara el programa, los casos prácticos y la presentación. Durante la última semana conviene confirmar preferencias dietéticas, imprimir los materiales y enviar un recordatorio. El día de la formación, reserva tiempo para montar las mesas, probar el proyector y preparar la recepción antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Confirmar al formador
Desarrollar el programa de formación
Preparar los casos de práctica
Finalizar la presentación
Imprimir los folletos
Hacer tarjetas con nombres
Recordar a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar el catering
2 personas
Preparar el material de presentación
Preparar la sala de entrenamiento
3 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Probar la técnica
Preparar los rotafolios
Montar la mesa de recepción
Preparar café y té
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Explicar los objetivos del entrenamiento
Presentar el módulo de ventas
Guiar los casos de práctica
2 personas
Servir snacks del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar juegos de rol
2 personas
Montar el bufé de cena
2 personas
Servir la cena
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar el ejercicio de ventas en profundidad
2 personas
Hacer desarrollar planes de acción
Gestionar el cierre
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Apagar el equipo
Ordenar el espacio
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Devolver los materiales
Archivar el material de participantes
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa de recepción
- Perchero
- Papeleracant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Atriles para rotafolioscant. 2
- Blocs de papel para rotafoliocant. 4
- Presentador inalámbrico
Artículos de oficina
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Portabadgescant. 24
- Carpetas de formacióncant. 24
- Documentos impresoscant. 30
- Notas adhesivascant. 12
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Rotuladores de papelógrafocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasos para aguacant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Termoscant. 3
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Pinzas de serviciocant. 4
Limpieza
- Palangana para lavar
- Paños de limpieza reutilizablescant. 8
Decoración
- Señales direccionalescant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes y las inscripciones con al menos 7 días de antelación. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, preparar las carpetas de formación y hacer las tarjetas con nombres.
- No dejes la presentación y los casos prácticos para el día anterior. Finaliza el contenido al menos 3 días antes e imprime los folletos y documentos cuando ya no esperes cambios.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el presentador inalámbrico y los alargadores entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Comprueba también que haya regletas suficientes y una alternativa si falla la proyección.
- Monta la sala al menos 45 minutos antes: coloca mesas y sillas, prepara los rotafolios y deja en cada puesto un bloc de notas, un bolígrafo y la carpeta de formación. Sitúa la mesa de recepción cerca de la entrada.
- Prepara café, té, agua y el catering antes de abrir la recepción. Enfría las bebidas con tiempo y coloca tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, termos y jarras de agua para no interrumpir la formación después.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de ventas?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para reservar el lugar, confirmar al formador y desarrollar el programa. Deja la última semana para inscripciones, preferencias dietéticas, materiales y recordatorios.
- ¿Cuándo hay que enviar el recordatorio a los participantes?
- Envíalo entre 2 y 3 días antes de la formación. Incluye la hora de llegada, la ubicación, cualquier indicación práctica y una solicitud final para comunicar cambios en la asistencia.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?
- Calcula al menos 45 minutos para colocar mesas y sillas, preparar la recepción, los rotafolios, los materiales y el catering. Reserva otros 15 minutos dentro de ese margen para probar la técnica.
- ¿Qué materiales necesita cada participante en una formación de ventas?
- Prepara una carpeta de formación, los documentos impresos, un bloc de notas, un bolígrafo y una tarjeta con su nombre por persona. Añade notas adhesivas y rotuladores fosforescentes si se van a trabajar casos o ejercicios en grupo.
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