Checklist para organizar una formación de PowerPoint
Una formación de PowerPoint necesita más preparación que reservar una sala y conectar un proyector. Primero define los objetivos, el programa y el número de participantes; después coordina las inscripciones, el formador, el catering y los materiales. Durante los días previos, comprueba el portátil, el software, la presentación y todos los cables. Esta checklist reúne 47 tareas y 34 materiales para que la sesión empiece a tiempo y nadie tenga que improvisar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Desarrollar los objetivos de aprendizaje y el programa
Reservar sala de formación
Confirmar al formador
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Comprobar la lista de participantes
Preparar los archivos de PowerPoint
Comprobar el software del portátil
2 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Imprimir folletos
Preparar acreditaciones
Empacar los materiales de entrenamiento
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Abrir y revisar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar portátiles y cargadores
3 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Comprobar la conexión a Internet
Preparar la restauración
2 personas
Montar la mesa de recepción
Preparar café y té
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Explicar el programa y las normas de la casa
Demostrar lo básico de PowerPoint
Guiar el ejercicio de maquetación de diapositivas
2 personas
Servir la pausa para el café
2 personas
Reponer café y té
Demostrar técnicas de presentación
Guiar los ejercicios individualmente
3 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Rellenar las bebidas
Presentar la tarea final
Repartir certificados y materiales
Hacer el check-out de participantes
Seguimiento
Asegurar los portátiles y los archivos
2 personas
Desconectar y empaquetar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Devolver las llaves y tarjetas de acceso
Devolver el equipo prestado
Enviar las presentaciones a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de entrenamientocant. 32
- Mesascant. 10
- Mesa de recepción
Equipo
- Portátilescant. 30
- Cargadores de portátilcant. 30
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clicker de presentación
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Memorias USBcant. 5
Artículos de oficina
- Bloc de notascant. 32
- Bolígrafoscant. 40
- Credencialescant. 35
- Folletoscant. 35
- Certificados de presentacióncant. 35
- Pizarra de hojas
- Papel para rotafolio
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Tablas para servircant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Paños de limpiezacant. 10
- Cepillos para fregarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y los objetivos antes de enviar las invitaciones. Así los participantes saben qué aprenderán y puedes calcular con precisión la duración, los portátiles y los folletos necesarios.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering después de revisar la lista de participantes. Haz esa comprobación al menos 3 días antes para ajustar cantidades.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el clicker, los cables HDMI y los adaptadores antes del día de la formación. Lleva al menos un cable de repuesto y varias regletas o alargadores para evitar problemas de conexión.
- Prepara los materiales por participante: acreditación, folleto, bloc de notas y bolígrafo. Empácalos el día anterior y guarda también los archivos de PowerPoint en una memoria USB, no solo en el portátil.
- Abre y revisa la sala con tiempo suficiente para colocar mesas y sillas, montar la recepción y preparar café, té y agua. Reserva como mínimo 60 minutos antes de la llegada para montar y probar el equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de PowerPoint?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes si necesitas reservar sala, confirmar al formador y gestionar inscripciones. Deja cerrados el catering, los materiales y la lista de participantes como mínimo 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el portátil?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela al abrir la sala. Comprueba el software, la presentación, la conexión a Internet, el HDMI, los adaptadores y el clicker al menos 60 minutos antes de recibir a los participantes.
- ¿Qué materiales necesita cada participante en una formación de PowerPoint?
- Prepara una acreditación, un folleto, un bloc de notas y un bolígrafo por persona. Añade algunos juegos de repuesto, por ejemplo 5 unidades por cada 20 participantes, para cubrir pérdidas o errores de impresión.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering para una formación?
- Pídelo después de cerrar las inscripciones y revisar las preferencias dietéticas, normalmente entre 3 y 5 días antes. Confirma el número final de asistentes el día anterior para no servir cantidades calculadas con una lista antigua.
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