Checklist pour organiser une formation PowerPoint
Une formation PowerPoint réussie se prépare bien avant l’arrivée du premier participant. Il faut cadrer le programme, réserver une salle adaptée et confirmer le coach, puis gérer les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel de présentation. La veille, vérifiez les fichiers, les logiciels, les câbles et la connexion Internet. Le jour J, prévoyez du temps pour installer les tables, tester le projecteur, préparer l’accueil et mettre le café en place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir les objectifs pédagogiques et le programme
Réserver la salle d’entraînement
Confirmer le coach
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Vérifier la liste des participants
Préparer les fichiers PowerPoint
Vérifier le logiciel de l'ordinateur portable
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Imprimer les documents
Préparer les badges nominatifs
Emballer le matériel d’entraînement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer les ordinateurs portables et les chargeurs
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Vérifier la connexion Internet
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Expliquer le programme et le règlement intérieur
Présenter les bases de PowerPoint
Animer un exercice de mise en page des diapositives
2 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Démontrer les techniques de présentation
Accompagner les exercices individuellement
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Présenter le projet final
Distribuer les certificats et le matériel
Faire le check-out des participants
Suivi
Sécuriser les ordinateurs portables et les fichiers
2 personnes
Débrancher et emballer le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Remettre les clés et les badges d’accès
Restituer le matériel emprunté
Envoyer les présentations aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises d’entraînementqté 32
- Tablesqté 10
- Table d’accueil
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 30
- Chargeurs d’ordinateur portableqté 30
- Projecteur
- Écran de projection
- Télécommande de présentation
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Clés USBqté 5
Fournitures de bureau
- Blocs-notesqté 32
- Stylos à billeqté 40
- Badges nominatifsqté 35
- Documents à distribuerqté 35
- Certificats de présentationqté 35
- Paperboard
- Papier pour chevalet
- Marqueursqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verresqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Planches de serviceqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Glacièresqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 10
- Brosses à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle au moins 4 à 6 semaines à l’avance et vérifiez qu’elle permet d’installer les tables, les chaises d’entraînement, le projecteur et l’écran sans bloquer les déplacements.
- Testez les fichiers PowerPoint, le logiciel de l’ordinateur et la présentation complète au moins 2 jours avant. Essayez aussi chaque câble HDMI, adaptateur, multiprise et rallonge prévu.
- Arrêtez les inscriptions 5 à 7 jours avant la formation afin de confirmer le nombre de participants, les badges, les documents à distribuer et les besoins alimentaires au traiteur.
- Préparez un poste par participant si chacun travaille sur un ordinateur portable, avec un chargeur accessible. Ajoutez quelques adaptateurs et rallonges de secours plutôt que de découvrir un manque au démarrage.
- Arrivez 60 à 90 minutes avant l’accueil pour ouvrir la salle, installer le matériel, vérifier Internet, préparer le café et le thé, puis contrôler la liste de présence à la table d’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une formation PowerPoint ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer le coach, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander le catering.
- Quand faut-il tester le projecteur et les fichiers PowerPoint ?
- Faites un premier test complet 2 jours avant, puis une vérification rapide 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Contrôlez l’ordinateur, le logiciel, les câbles HDMI, les adaptateurs et la télécommande.
- Quand arrêter les inscriptions à une formation PowerPoint ?
- Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant la session. Vous pourrez alors finaliser la liste des participants, les badges, les documents, les certificats et la commande de restauration.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Comptez 60 à 90 minutes avant le début. L’installation comprend les tables et les chaises, les ordinateurs et chargeurs, le projecteur et l’écran, la connexion Internet, l’accueil et le service de café.
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