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PowerPoint-Training organisieren: die vollständige Checkliste

Ein PowerPoint-Training steht und fällt mit klaren Lernzielen, getesteter Technik und einem reibungslosen Start. Plane zuerst Programm, Trainer und Raum, danach Einladungen, Anmeldungen und Verpflegung. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationsdateien, Software, Handouts und Namensschilder. Am Trainingstag bleiben oft HDMI-Adapter, Ladegeräte, Internetzugang oder ein geöffneter Empfangstisch liegen. Die Checkliste führt dich durch alle 47 Aufgaben und hilft dir, die 34 benötigten Gegenstände rechtzeitig bereitzulegen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Lernziele und Programm ausarbeiten

  • Trainingsraum reservieren

  • Trainer bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • PowerPoint-Dateien vorbereiten

  • Laptop-Software überprüfen

    2 Personen

  • Präsentationstechnik testen

    2 Personen

  • Handouts drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Trainingsmaterialien einpacken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Raum öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Laptops und Ladegeräte bereitstellen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Internetverbindung prüfen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Programm und Hausregeln erläutern

  • PowerPoint-Grundlagen demonstrieren

  • Übung zur Foliengestaltung begleiten

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Präsentationstechniken vorführen

  • Übungen individuell begleiten

    3 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abschlussaufgabe präsentieren

  • Zertifikate und Materialien ausgeben

  • Teilnehmer auschecken

Nachbereitung

  • Laptops und Dateien sichern

    2 Personen

  • Ausrüstung abkoppeln und verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

  • Präsentationen an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TrainingsstühleAnz. 32
  • TischeAnz. 10
  • Empfangstisch

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 30
  • Laptop-LadegeräteAnz. 30
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationsklicker
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • USB-SticksAnz. 5

Büromaterial

  • NotizblöckeAnz. 32
  • KugelschreiberAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 35
  • HandoutsAnz. 35
  • PräsentationszertifikateAnz. 35
  • Flipchart
  • Flipchart-Papier
  • MarkerAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • GläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierbretterAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 10
  • SpülbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Lernziele und Programm spätestens 2 bis 3 Wochen vorher fest. So kannst du den Trainer bestätigen, den Raum passend bestuhlen und die Inhalte rechtzeitig als PowerPoint-Dateien vorbereiten.
  • Schließe die Anmeldephase 3 bis 5 Tage vor dem Training ab. Prüfe dann Teilnehmerliste und Ernährungswünsche gemeinsam, bevor du das Catering bestellst und die Mengen festlegst.
  • Teste Präsentationstechnik und Laptop-Software nicht erst beim Aufbau. Prüfe Projektor, Leinwand, Präsentationsklicker, HDMI-Kabel, Adapter und Internetverbindung mindestens am Vortag.
  • Packe Handouts, Notizblöcke, Kugelschreiber, Namensschilder und USB-Sticks in eine beschriftete Kiste. Lege außerdem Präsentationszertifikate, Flipchart-Papier und Marker zu den Trainingsmaterialien.
  • Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle Tische und Trainingsstühle auf, richte Empfangstisch und Catering ein und prüfe anschließend Laptops, Ladegeräte, Kaffee, Tee und Wasser.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein PowerPoint-Training organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Lernzielen, Programm, Raum und Trainer. Einladungen sollten mindestens 2 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann sollte ich die Technik für ein PowerPoint-Training testen?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und plane am Trainingstag zusätzlich 60 Minuten für den Aufbau ein. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Klicker, Software, Internet und Ladegeräte.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines PowerPoint-Trainings?
Plane mindestens 60 Minuten vor dem Empfang der Teilnehmenden ein. Bei mehreren Laptops oder einer umfangreichen Sitzordnung sind 90 Minuten sicherer, damit Technik, Handouts, Namensschilder und Catering nicht parallel improvisiert werden müssen.
Wann muss ich Teilnehmerliste und Catering für ein PowerPoint-Training prüfen?
Prüfe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. Bestelle oder bestätige das Catering direkt danach; am Vortag kontrollierst du noch einmal die tatsächliche Anzahl.

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